План закупок это: как составить план график, сроки размещения и внесения изменений

Планирование закупок | Контур.Закупки

Схема мошенничества в закупках — требование выписок из несуществующего якобы государственного реестра: «ЕИС‑2604», «СКОК-реестра» и подобных. Что делать поставщику, если заказчик требует выписку из такого «госреестра»?

Read More

 

Расчёт затрат на участие в торгах. Учёт прямых и скрытых расходов: себестоимости товара или услуги, получения ЭЦП, обеспечения заявки, комиссии ЭТП. Рекомендации по расчётам.

Read More

 8

Как снизить риски при закупках в 2022 году. Рекомендации для поставщиков и заказчиков. Антикризисные меры. Сервис «Биржа импортозамещения».

Read More

 7

Изменения в закупках по 44-ФЗ и 223-ФЗ с 1 января 2022: национальный режим, РНП, внесение изменений в электронные документы и не только. Обзор всех изменений для поставщиков при торгах по 44-ФЗ, 223-ФЗ.

Read More

 24

Профстандарт в сфере закупок 2022 год, требования к специалисту по закупкам, уровни квалификации по Профстандарту, профессиональные компетенции.

Read More

 27

Какие распространённые ошибки допускают коммерсанты при управленческом учёте в закупках, как проводить финансовый контроль и какие отчёты нужно составить для эффективного управления финансами.

Read More

 19

Возможные причины повышения себестоимости контракта, какие условия учесть при изучении закупочной документации, как исполнить контракт, чтобы избежать убытков.

Read More

 34

Рассмотрим, по какой причине заказчик может отклонить поданную заявку на участие в закупках. Подскажем, как избежать очевидных ошибок.

Read More

 65

Рассмотрим особенности участия государственных закупках. Расскажем, с чего начать поставщику и как воспользоваться помощью эксперта.

Read More

 54

Проблемы участия поставщиков в закупках с отсрочкой платежа решает факторинг. Что это такое факторинг и какие особенности применения факторинга в госзакупках рассмотрим в данной статье.

Read More

 59

Ограничения допуска отдельных видов промышленных товаров, произведенной за рубежом, для закупок. Как попасть в реестр российской промышленной продукции Минпромторга?

Read More

 43

Министерство энергетики РФ внесло изменения в критерии отнесения товар, работ и услуг к инновационной и высокотехнологичной продукции для целей формирования плана закупки данной продукции

Read More

 17

Большинству заказчиков приходится сталкиваться с необходимостью корректировать план и план-график закупок. Такова специфика закупочной деятельности, ведь определить заранее все потребности и точные суммы контрактов невозможно. Сегодня расскажем, как это сделать.

Read More

 11

Когда заказчикам по 223-ФЗ нужно корректировать план закупок? Как это оформить документально? Как разместить обновленный план в ЕИС? В материале ответим на все эти вопросы.

Read More

 3

По итогам проведения электронного аукциона у заказчика образовалась экономия. Возникает вопрос — нужно ли менять план закупок и план-график? Попробуем разобраться, в каких случаях это необходимо.

Read More

 2

План-график является необходимым документом для закупочной деятельности заказчика. Сроки его принятия, публикации, изменения строго регламентированы, а их нарушение карается санкциями. Производить закупки, не включенные в план-график, заказчики не могут. И в связи с этим традиционно возникает немало затруднений.

Read More

 4

Минфин выпустил письмо от 24 ноября 2017 года № 21-03-04/78050, в котором пояснил, что с 4 декабря необходимо начать формировать проекты планов закупок в системе «Электронный бюджет».

Read More

 

В ЕИС стали доступны новые функции в части планирования закупок. Их сразу три: размещение в Реестре контрактов информации о субподрядчиках из категории СМП, архивирование непрошедших контроль планов-графиков и детализация в плановых документах размера обеспечения по каждому КБК.

Read More

 1

Минфин выпустил письма по поводу планирования закупок. В ведомстве пояснили, при каких условиях заказчик может провести закупку на 2018 год до истечения года текущего.

Read More

 2

Пользователи Контур.Закупок уже давно оценили удобство работы с планами-графиками заказчиков. Ранее в системе были доступны лишь запланированные закупки организаций, которые работают по закону № 44-ФЗ. Теперь же можно увидеть и планы-графики заказчиков по № 223-ФЗ — такая возможность появилась на тарифе «Эксперт».

Read More

 2

Все заказчики по 44-ФЗ и 223-ФЗ обязаны размещать в ЕИС планы-графики закупок. Для чего они нужны заказчикам и чем могут помочь поставщикам?

Read More

 1

Организация закупок: как построить план

Организацию закупок и управление запасами необходимо начинать с планирования. Это первый и самый важный шаг, который должен сделать руководитель закупок. В соответствии с планами организуют закупочную деятельность, выбирают поставщиков, проводят аналитику и осуществляют контроль.

План — это прогноз, который строится на вероятностной оценке развития событий — на основе экономических, статистических, политических, социальных и прочих исследований.

Каким бывают планы: три типа

В зависимости от детальности, срочности и точности планы можно разделить на три типа.

1. Оперативный — краткосрочный план. С его помощью директор закупок может разобрать вопросы текущих закупочных процессов. Он максимально точен и предполагает быструю реакцию на изменения. Оперативные планы выносятся на обсуждения в рамках ежедневных и еженедельных совещаний.
2. Тактический — составляется в разрезе года или полутора лет. Его обсуждают в рамках совещаний по пересмотру бюджетов, планирования продаж, закупок и снабжения. Тактический план следует ежемесячно обновлять и детализировать при управлении цепями поставок по конкретным закупаемым позициям, их характеристикам и времени поставки. К разработке таких планов целесообразно подключить отделы закупок, маркетинга, разработки новых продуктов.
3. Стратегический — используют во время стратегического планирования деятельности компании. Строиться в разрезе трёх, пяти, десяти и более лет. Стратегический план определяет цели закупок и снабжения, их стратегии в соответствии с потребностями компании.

Как построить план закупок с помощью XYZ-анализа и треугольника Хопкинса

Для качественного планирования закупочной деятельности необходимы данные предыдущих периодов: о совершённых ранее закупках, затраченных ресурсах, поставщиках, коммерческих условиях. Нужно проанализировать размер закупок, их частоту и динамику цен.

Сделайте XYZ-анализ, так вы сможете разобрать все факторы, влияющие на потребление ресурсов и их стоимость (таблица 1).

Справка: XYZ-анализ — анализ, позволяющий классифицировать ресурсы компании в зависимости от характера их потребления и точности прогнозирования изменений в их потребности в течение определённого временного цикла.

Таблица 1. Закупочная деятельность: как спланировать ресурсы, в зависимости от категории

Категория	Описание	Интервал коэффициента вариации	Как спланировать
Х	Ресурсы со стабильным потреблением в течение года.	от 0 до 10%	Можно спланировать, опираясь на данные предыдущих периодов, анализ трендов, задач будущих периодов.
Y	Ресурсы с непостоянным потреблением (колебания могут зависеть от сезонности, проводимых мероприятий и т.п.	от 10 до 25%
Z	Ресурсы с нерегулярным (случайным) потреблением, которое сложно спрогнозировать.	свыше 25%	Следует опираться на информацию о потреблении схожих категорий, знать последние планы отделов закупок.

Организация закупок впервые: как быть, если нет данных для анализа

Для начала можно распланировать самые важные, крупные и затратные закупочные категории на основе имеющихся данных, опираться на открытые источники. План может быть неточным, но это лучше, чем его полное отсутствие.

Можно воспользоваться треугольником Хопкинса «Быстро, качественно, недорого» (рисунок 1).

Рисунок 1. Треугольник Хопкинса

Из трёх возможных можно выбрать только два варианта:

• нужно купить качественно и недорого — планируйте закупки заранее!
• нужно качественно и быстро — будьте готовы потратиться!
• вариант быстро и недорого — огромная вероятность, что товар будет некачественным, этот вариант вряд ли подойдёт компании.

Важно! «Быстро, качественно, недорого» — принцип любой работы. Им может воспользоваться и директор закупок. Работу нельзя сделать одновременно качественно, быстро и недорого. Одной из составляющих придётся пожертвовать. Нужно найти баланс между тремя вершинами треугольника, чтобы уложиться в бюджет и сроки, не жертвуя качеством.

Привлеките к разработке плана руководителя закупок, финансовый отдел и отдел планирования, распределите роли, сроки и обязанности.

Что учесть в план отдела закупок на год

В годовом плане отдела закупок нужно отразить потребности компании на закупки и снабжение, правильно распределить ресурсы с учётом интенсивности, характера потребления, особенностей закупки, учесть время, необходимое для проведения закупки, производства и доставки, а также дополнительные события — различные активности (конференции и выставки), график отпусков. Основой для плана отдела закупок должен служить тактический план закупок компании.

План нужно согласовать с отделами закупок и финансовым отделом. Решение о закупке должны принимать конкретные сотрудники, ответственные за исполнение плана и его своевременную корректировку.

Для ресурсов категории X можно спланировать годовые контракты с графиком поставок в течение года. Для ресурсов категории Y нужно учесть оптимальное время закупки (например, сезон распродаж). При планировании ресурсов категории Z нужно заложить время на анализ рынка, поиск поставщиков, проведение уникальной закупочной процедуры.

Все отклонения от плана нужно выносить на обсуждение в рамках совещаний или форумов. Факторы, которые повлияли на отклонение от плана важно установить и проанализировать. Их причины могут быть связаны с неточным исполнением плана отделом закупок, изменениями бизнес-планов подразделений, иными изменениями внутренней и внешней среды.

При корректировке плана нужно опираться на сложившуюся действительность, а к корректировке и согласованию нужно подключить всех задействованных в процессе участников.

Лучшее решение — сценарное планирование. Можно детально проработать несколько планов с учётом разных вариантов развития событий. Альтернативные варианты пригодятся при принятии оперативного конкурентного решения, при резком изменении курса валют, при различных внезапных событиях. Но утвердить всё равно необходимо один — основной план.

Планирование закупок – ZPPA

Определение

Планирование закупок – это процесс выявления и консолидации требований и определения сроков их закупки с целью их наличия по мере необходимости.

Хороший план закупок описывает процесс идентификации и выбора поставщиков/подрядчиков/консультантов.

Юридическая поддержка

Составление и разработка планов закупок — это не только передовая практика, которую должны соблюдать закупающие организации, но и требование закона.

Раздел 42 (1) Закона о государственных закупках № 12 от 2008 года обязывает каждую закупающую организацию планировать свои закупки. В частности, Закон гласит, что закупающая организация должна:

• агрегировать свои потребности, когда это возможно, как внутри закупающей организации, так и между закупающими организациями, чтобы получить оптимальное соотношение цены и качества и снизить затраты на закупки;
• использовать ставки или текущие контракты, где это уместно, чтобы обеспечить эффективные, экономичные и гибкие средства для закупки товаров, работ и услуг, которые требуются постоянно или неоднократно в течение установленного периода времени;
• избегать разделения закупок, чтобы отказаться от использования соответствующих методов закупок; и
• интегрировать свою программу расходов с планом закупок.

Кроме того, в разделе 42 (2) Закона говорится, что закупающие организации должны представлять свои планы закупок в Управление государственных закупок Замбии.

Этапы подготовки плана закупок

• Оцените/перечислите потребности или требования.
  • Собрать список потребностей от пользовательских отделов
  • Исследование местного рынка на предмет цен и наличия товаров
• Определение количества и сметной стоимости
• Определение того, когда требования потребуются для использования
• Определение взаимосвязей между требованиями
• Объединение схожих требования
• Определить соответствующие методы и процессы закупок
• Расписание сроков выполнения для каждого процесса
• Подготовить таблицу реализации и/или гистограмму с указанием ключевых дат для каждого процесса

Важность планирования закупок

Планирование закупок важно по следующим причинам:

• Это одно из необходимых условий для успешной реализации проектов;
• Ограничивает сферу несоблюдения согласованных процедур закупок;
• Повышает прозрачность и предсказуемость;
• Обеспечивает хорошую основу для мониторинга; и
• Способствует эффективному и действенному управлению финансами за счет распределения ежегодных закупок в соответствии с потребностями и доступными ресурсами.

Последствия отсутствия планирования закупок

• Задержки в реализации проекта
• Несоответствующие закупки
• Использование ненадлежащих методов и процедур закупок
• Увеличение затрат на упаковку
• Ежегодное планирование должно быть интегрировано с применимыми бюджетными процессами и на основе ориентировочных или утвержденных бюджетов
• Закупающие организации должны пересматривать и обновлять свои планы закупок по мере необходимости в течение каждого года

Максим

• Хорошее планирование означает, что задача выполнена на 80 %
• Плохое планирование или его отсутствие проявляется в неэффективности функции закупок раздел Документы

  Планирование закупок | Aavenir

  « Назад к Глоссарию Указатель

  Планирование закупок — это процесс выявления и консолидации требований и определения сроков их закупки с целью их получения по мере необходимости. Хороший план закупок описывает процесс идентификации и выбора поставщиков/подрядчиков/консультантов.

  Понимание планирования закупок

  Планирование закупок необходимо предприятиям для минимизации закупочных затрат при сохранении стандартов качества и количества товаров.

  План закупок — это процесс, в ходе которого компания решает, что ей нужно, кто будет поставлять продукцию и когда будут выполняться заказы. Многие отделы внутри организации участвуют в группе по закупкам, чтобы помочь в процессах принятия решений и поддерживать эффективность. Член команды назначается на каждом этапе, таком как запрос предложения, исследование поставщика и процесс утверждения, чтобы определить, какая стратегия закупок лучше всего соответствует потребностям бизнеса.

  Адекватный план управления закупками определит и определит реалистичные ожидания в отношении продукции, такие как время выполнения, стоимость и качество продукции. В свою очередь, это позволяет компании набрать необходимый персонал для оптимизации эффективности процесса закупок. При этом бизнес может стремиться сократить количество заказов на складе и затраты на рабочую силу, не жертвуя качеством товаров и услуг.

  Важность планирования закупок

  Планирование закупок важно, потому что:

  • Помогает решить, что покупать, когда и из каких источников.
  • Позволяет планировщикам определить реалистичность ожиданий; особенно ожидания запрашивающих организаций, которые обычно ожидают, что их требования будут удовлетворены в короткие сроки и в течение более короткого периода, чем позволяет применение соответствующего метода закупок.
  •  Это возможность для всех заинтересованных сторон, участвующих в процессах, встретиться для обсуждения конкретных требований к закупкам. Эти заинтересованные стороны могут быть запрашивающей организацией, конечными пользователями, отделом закупок, техническими экспертами и даже поставщиками, которые вносят соответствующие предложения по конкретным требованиям.
  • Позволяет создать стратегию закупок для каждой потребности, которая будет включена в план закупок. Такая стратегия включает в себя исследование рынка и определение применимого метода закупок с учетом требований и обстоятельств.
  • Специалисты по планированию могут оценить время, необходимое для завершения процесса закупок и заключения контрактов по каждому требованию. Это ценная информация, поскольку она служит для подтверждения того, может ли требование быть выполнено в течение периода, ожидаемого или требуемого запрашивающим органом.
  • Можно оценить потребность в технической экспертизе для разработки технических спецификаций и/или объема работ по определенным требованиям, особенно если внутренние технические возможности недоступны или отсутствуют.
  • Специалисты по планированию могут оценить возможность объединения или разделения требований на поставку в различные пакеты контрактов.
  • План закупок является продуктом процесса планирования закупок. Он может быть разработан для конкретного требования, конкретного проекта или ряда требований для одной или многих организаций в государственном или частном секторах.