Образец письма ответа на запрос информации. Образец письма ответ на обращение


Письмо-ответ: образец составления

Страница обновлена: 28.09.2015

Письмо-ответ входит в число видов деловой документации. Его составление обусловлено необходимостью дать какой-либо ответ на полученное ранее инициативное письмо. При этом выделяют два вида ответов: положительный и отрицательный. Письмо, содержащее отрицательный ответ, иногда называют письмо-отказ.

Как правило, письмо-ответ составляется по аналогии с инициативным письмом, то есть в нем используется та же лексика и похожие речевые обороты. Безусловно, это правило действует исключительно в том случае, если исходник был составлен грамотно, в соответствии с требованиями деловой переписки. В большинстве случаев при создании данного вида письма применяется фирменный бланк организации-составителя.

Составление

Наиболее часто в письме-ответе используются такие речевые обороты, как «Благодарим Вас за интересное предложение», «Подтверждаем свою готовность к…», «Выражаем свое согласие на…» или «К сожалению, в настоящее время мы не готовы к…».

Дата и номер инициативного письма в обязательном порядке указываются в регистрационном номере ответа. Это требование обусловлено необходимостью, поскольку позволяет упорядочить входящую и исходящую деловую корреспонденцию. Включать данные сведения непосредственно в текст письма не рекомендуется. Нарушением правил составления письма-ответа будет фраза следующего содержания «В ответ на Ваше письмо номер… от… сообщаем…».

При составлении письма-отказа необходимо указать его причину. Необоснованный отказ является проявлением неуважения к получателю. Следовательно, начать такое письмо следует фразой «В связи с…». Если составитель письма-отказа располагает информацией о том, кем, когда, в каком случае и при каких условиях по исходному письму, содержащему запрос или просьбу, может быть дан положительный ответ, рекомендуется изложить данные сведения в отказе.

В заключении письма-отказа ставится подпись составителя. В большинстве случаев письмо подписывается руководителем или иным уполномоченным лицом. Не лишним будет также указать контактные данные составителя, чтобы, в случае необходимости, получатель мог связаться с данным лицом и получить дополнительные сведения.

  Образец письма-ответа на претензию (Размер: 26,5 KiB | Скачиваний: 26 629)

  Письмо-согласие образец скачать (Размер: 31,0 KiB | Скачиваний: 20 081)

  Скачать образец письма-отказа (Размер: 31,0 KiB | Скачиваний: 14 806)

mirblankov.ru

Письмо в ответ на уведомление образец

В первую очередь, прежде чем составлять ответное письмо следует любым удобным способом проинформировать отправителя о получении запроса. Далее, при наличии всей необходимой информации можно приступать к ответу. Чем скорее будет написано ответное послание, тем лучше, но если в данный момент запрашиваемые сведения отсутствуют, с письмом лучше повременить. Структура ответа вполне стандартна с точки зрения делопроизводства.

  1. Вверху послания (справа или слева) нужно написать название компании-отправителя (с указанием адреса и телефона), а также конкретного сотрудника, от имени которого составляется ответ.
  2. Далее аналогичным образом вносятся сведения о получателе.
  3. После этого пишется сам ответ.

Образец правильного написания письма-уведомления

Письмо-ответ (образец) Читайте также:

  • Письмо-извинение
  • Как написать рекомендательное письмо
  • Составляем сопроводительное письмо к документам

Отрицательный ответ При отсутствии возможности удовлетворить просьбу или запрос, необходимо наиболее корректно сообщить об отказе. При этом, как и в вышеописанном варианте, отказ должен быть написан в том же стиле, что и инициирующий запрос. Отрицательный ответ должен быть максимально корректным и содержать объективные причины отказа. В том случае, если существуют предпосылки для принятия положительного решения по запросу, можно указать в ответе условия, которые для этого требуются. Отметим, что недопустимо оформлять отрицательный ответ на письмо (образец представлен ниже) в грубом тоне. Более того, вполне уместным будет выражение искреннего сожаления о невозможности удовлетворения просьбы.

Деловые письма

В качестве обоснования может быть указана отсылка к какому-либо государственному документу, нормативному акту или закону, в соответствии с которым автор в праве ознакомиться с запрашиваемой информацией или деловыми бумагами. Также обоснованием может служить отсылка и к организационно-правовым документам, которые дают право ознакомиться с определенной информацией. И именно по причине наличия законного обоснования, необходимо обязательно оформить официальный ответ на запрос.

Ниже мы более подробно рассмотрим образец ответа на письмо обращение. Письма-приглашения Хоть приглашения на различные мероприятия и не требуют, чтобы адресат отправлял письмо-ответ, во многих случаях подобная необходимость диктуется деловым этикетом. При этом ответное сообщение в данном случае желательно оформить как можно раньше.

Письмо-ответ

Составление ответа на письмо-запрос (оно же письмо-ответ) – стандартная норма деловой этики. Как правило, с запросами обращаются либо потенциальные партнеры фирмы с просьбой предоставить какие-либо сведения о деятельности предприятия, товарах, услугах, ценах и скидках, либо уже существующие контрагенты, например для получения информации о сроках поставки, оплаты, пересылки или корректировки документов и т.д. ФАЙЛЫСкачать пустой бланк письма-запроса .docСкачать образец письма-запроса .doc Ответ на запрос носит официальный характер и является частью делового документооборота фирмы.

Общие правила написания ответа В первую очередь следует помнить о том, что ответ должен писать именно тот сотрудник предприятия, на имя которого писалось первоначальное письмо. Исключения возможны только для тех случаев, если этот сотрудник по каким-либо причинам отсутствует (больничный, командировка.

Как написать письмо уведомление

Во исполнение данного уведомления, а также Вашего запроса, 25 ноября 2013 года, в Ваш адрес были направлены все подтверждающие документы о выполненной работе и использованных материалах (копию сопроводительного письма и описи вложения прилагаем). 15 января 2014 года в наш адрес поступила претензия № 0582/МСРХ-14 от 09.01.2014 с требованием возврата перечисленного нам в рамках Договора аванса и выплаты неустоек. Обращаем Ваше внимание на то, что стоимость фактически выполненных нами работ и использованных материалов превышает сумму перечисленного аванса.На основании изложенного, предлагаем учесть направляемые документы и принять фактически выполненные работы в полном объеме. В случае возникновения каких-либо вопросов, предлагаем связаться с … при необходимости, готовы принять участие в совместном совещании, посвященному урегулированию возникшего спора в досудебном порядке.

В ответ на ваше письмо сообщаем

Внимание

Положительный ответ Письмо ответ, содержащее положительное решение по поводу конкретной просьбы или запроса, оформляется в том же стиле, что и сам запрос. По сути, оно должно быть написано с использованием тех же формулировок и в том же стиле. В документе следует упомянуть о том, что просьба была рассмотрена, на основании чего было принято положительное решение (решение удовлетворить просьбу).

При этом, если потребуется, можно указать сроки, в течение которых запрос будет удовлетворен. В случае, если ответ на официальный запрос (образец представлен ниже) требует отправки определенных деловых бумаг, то они могут быть прикреплены к письму. При этом следует указать в основном документе перечень прикрепленных документов, их количество и название. При необходимости указывается количество экземпляров.

Как оформить письмо-ответ

Обычаи делового общения, а также действующее законодательство предполагает общение между юридическими и физическими лицами по средствам направления корреспонденции. В настоящее время, широко распространилось общение через электронные средства связи, однако это не всегда является правильным. В случае, когда переписка носит официальный характер и ее результаты, в дальнейшем, могут быть представлены в качестве доказательств того или иного факта, то такой документооборот должен осуществляться исключительно через направление письменной корреспонденции, оформленной надлежащим образом. Выбирая в Интернете подходящий образец письма-ответа (бланк), необходимо обратить внимание на следующие моменты. В гражданском законодательстве, в некоторых случаях до направления документов в суд, досудебная переписка между сторонами обязательна.

Ответ на письмо-запрос. письмо-ответ

Инфо

Письмо-просьба Уже из названия данного документа становится очевидным, что он содержит какую-либо просьбу, направленную адресату. Как правило целью данного документа является получение определенной информации, товаров или услуг, в которых нуждается автор письма. Данная категория входящей документации оформляется на бланке письма и содержит такие фразы, как: «Просим Вас уведомить о…», «Просим Вас сообщить…», «Просим принять меры…» и т.д.

В некоторых случаях деловая бумага может содержать не прямую просьбу, а лишь пожелание. К примеру, «Надеемся на рассмотрение обращения…». В таком случае документ также должен содержать само обращение или описание ситуации, требующей принятия определенных мер. Бывают и такие ситуации, когда одно письмо-просьба содержит в себе несколько прошений. В таком случае правила оформления требуют, чтобы каждая из них была описана в отдельном абзаце.

Правильный образец письма-извещения

При этом каждый последующий абзац, содержащий прошение, следует начинать со слов «Также просим Вас принять меры…», «Попутно просим Вас обратить внимание…», «Одновременно просим Вас рассмотреть…» и т.д. Письмо-запрос Пожалуй, письмо-запрос является единственным документом, ответ на который необходимо отправить в обязательном порядке. Несмотря на то, что письма-просьбы и письма-запросы очень похожи по стилю изложения и содержанию, запрос имеет одну отличительную особенность, которую нельзя оставить без внимания. Речь идет об обосновании документа. Письма-запросы относятся к служебным письмам, направляемым адресату с целью получения определенной информации, документов и деловых бумаг. Такой документ в переписке отличается наличием обоснования, которое указывает автор запроса.

Письмо-ответ образец

Язык и подача послания должны зеркально отражать письмо-запрос. Иными словами, в тексте желательно использовать ту же форму обращения, которую применил отправитель запроса, ту же лексику, терминологию, языковые обороты и последовательность изложения, конечно, при условии, что автор инициативного послания проявил себя как грамотный и корректный человек. Нужно обязательно указывать ссылку на номер и дату входящего послания, но при этом нельзя повторять ошибки, допущенные автором запроса и нежелательно указывать на них в ответом письме (только если это не относится к конкретной деятельности фирмы). Ответ на запрос может быть как положительным, так и отрицательным.

golden-mark.ru

Образец письма ответа на запрос информации Письма, записки Полезные шаблоны

Ответ на запрос о предоставлении информации

На бланке отвечающей организации

(с указанием ОГРН, ИНН, КПП,

почтового адреса, номеров телефонов

организации и др.)

_________________________________ _________________________________ (должность, Ф.И.О. руководителя, наименование организации, приславшей запрос)

г. _______________ Исх. N ____ от "___"___________ ___ г. на Вх. N _____ от "___"___________ ___ г.

ОТВЕТ

на запрос о предоставлении информации

В ответ на Ваш запрос от "___"_______ ___ г. исх. N _____ сообщаем, что оригиналы необходимых Вам документов находятся у ____________ по адресу: __________, тел. ________.

Копии запрошенных Вами документов прилагаются к настоящему письму:

_____________________________

_____________________________

Как правильно написать письмо-запрос

Класс365 - быстрое и удобное заполнение всех первичных документов

Подключиться к Класс365. 0 руб/мес!

При сотрудничестве с компаньонами, исполнителями (или самими заказчиками) часто приходится вести деловую переписку. На первом этапе взаимодействия, когда договоры еще не заключены, наиболее частой формой делового письма является письма-запросы.

Как правильно составить письмо-запрос

Цель письма-запроса - получение информации, если до этого она была не получена или не представлена в полном объеме.

Наиболее частые причины составления письма-запроса:

  • Нужно получить информацию о товарах.
  • Необходимо узнать есть ли нужные товары в наличии.
  • Уточнение сроков поставки.
  • Уточнение цен, скидочных акций, условий оплаты.
  • Пояснения условий продажи - нужно ли страхование, каким образом товар будет доставлен.
  • План написания письма-запроса

    Введение: объяснить побудительные мотивы или причины обращения. Вы можете использовать следующие обороты:

    В связи с&hellip

    Ввиду несоответствия действий&hellip

    Для согласования спорных моментов&hellip

    Из-за срыва сроков поставки&hellip

    Тело письма: подробно и точно изложить суть задаваемого вопроса. Обороты:

    Просим Вас сообщить о&hellip

    Просим погасить долг&hellip

    Прошу предоставить информацию о&hellip

    Будем Вам признательны, если&hellip

    Заключение: при обращении впервые лучше указать на источники, из которых вы черпали информацию (как о компании, так и о товаре).

    Постскриптум: предоставить коротко сведения о вашей компании, выразив надежду на дальнейшее сотрудничество.

    Если ответ нужен к определенному сроку, укажите это:

    Просим ответить как можно скорее&hellip

    Настоятельно просим ответить в течение двух дней&hellip

    Письмо-запрос обычно печатается на фирменном бланке, ту же форму используют при отправлении электронного письма.

    Реакцией на письмо-запрос является обязательное письмо-ответ, составленное по существу вопроса/ов, написанное в установленные сроки. Иногда письма, содержащие ответ, могут регулироваться нормативно-правовыми документами.

    В целом, письмо-запрос при грамотном его составлении может являться весьма действенным методом для недобросовестных или слишком медлительных заказчиков/исполнителей. Иногда такие письма могут побуждать к длительному и плодотворному сотрудничеству, являясь тем самым придатком или предпосылкой к составлению коммерческого предложения.

    Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно подробнее&gt&gt

    Письмо-запрос. Образец письма-запроса. Пример письма-запроса

    Содержание

    Письмо-запрос - это коммерческое деловое письмо, которое составляется с целью получения необходимой информации от адресата по поводу какого-то вопроса: узнать подробно характеристики товара, условия поставки, уточнить его наличие, сроки поставки, способ доставки, получить прайс-лист, каталоги и образцы продукции и т.п.

    При составлении данного вида делового письма желательно в подробностях изложить суть вопроса с целью экономии времени получателя на составление письма-ответа и ускорение его получения.

    Как написать письмо-запрос

    Письмо-запрос обычно подписывает руководитель организации либо уполномоченное лицо. Оформление письма осуществляется на фирменном бланке организации.

    Как и письмо-просьба, письмо-запрос требует ответа.

    Образец письма-запроса

    Письмо-запрос составляется для получения какой-либо официального характера информации или документов. Очень похожая тема – письмо-просьба. Так что посмотрите статью с образцами письма-просьбы. там тоже могут оказаться полезные для вас примеры. Ну, и конечно образец письма-запроса вы найдете в этой статье.

    Как всякое деловое письмо запрос оформляется на официальном бланке. Чтобы правильно написать письмо-запрос, вы также должны знать основные правила оформления реквизитов документов (такие как адресат, подпись, заголовок к тексту и т.д.). На письмо-запрос требуется направлять письмо-ответ .

    Обычно текст письма-запроса начинают с разъяснения причин, мотивов вашего обращения. Примеры – «В соответствии с заключенным договором…», «В целях реализации ранее достигнутых договоренностей…», «На основании телефонного разговора…», «Для урегулирования спорных вопросов…» и т.д.

    Вы также можете ссылаться на необходимые законодательные и иные нормативно-правовые акты. Тогда ссылка должна оформляться по образцу:

    «В соответствии с п. Х ст. ХХ Федерального закона от 00.00.2012 № 208-ФЗ «… полное название документа».

    Указание на конкретный пункт или статью можно пропустить, но дальше всегда соблюдается последовательность – вид документа (постановление, приказ и т.д.) + автор этого документа + дата + его номер + его название.

    Впрочем, если причина запроса очевидна, то допускается сразу переходить к изложению сути обращения без каких-либо разъяснений. И наоборот, если есть необходимость, то можно подробно описать ситуацию, не ограничиваясь одной фразой.

    В самом запросе формулируются конкретные волнующие автора письма вопросы – «Просим сообщить о…», «Просим выслать…», «Будем признательны, если…» и т.д. Допускается тактичное указание желаемого срока получения запрашиваемой информации.

    Письмо-запрос – образец оформления в формате doc.

    Еще пример письма-запроса

    Просим Вас проинформировать о возможности поставки стеллажей комбинированных (код по каталогу СКП-325-0942) в количестве 50 штук в срок до 10 ноября 2014 г. а также сообщить об условиях платежа и доставки.

    ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА

    Письмо-ответ выступает как зависимый по композиции и тематике текст по отношению к письму-запросу. В ответе обязательно должна быть ссылка на первичное письмо и его тему. В обоих письмах должны совпадать аспекты содержания в последовательности их изложения, терминология, формулировки и система ссылок.

    Письмо-ответ с положительным решением строится по следующей схеме:

  • повторение содержания запроса с использованием устойчивых языковых формул, например: На Ваш запрос о поставке запасных частей к. сообщаем. В ответ на Ваш запрос о. направляем.
  • изложение информации по запросу.
  • Письмо-ответ с отказом строится следующим образом:

  • повторение содержания запроса (по форме, аналогичной письму с положительным решением)
  • аргументированное указание причины (или причин), по которым просьба не может быть удовлетворена или почему предложение не может быть принято
  • констатация отказа или отклонения предложения.
  • В письме-отказе особенно важно использовать лексику, помогающую отправителю письма оставаться вежливым, заботящимся о сохранении чувства собственного достоинства получателя такого письма. Целый ряд ситуаций, таких, например, как ситуации отказа, задержки положительного решения, несогласия, предполагает использование в начале ключевой фразы слов, выражающих сожаление, например: С сожалением вынуждены сообщить о невозможности удовлетворить Ваш запрос. К сожалению, мы не можем согласиться на Ваши условия. К глубокому сожалению, проблемы с. не позволяют нам воспользоваться Вашим предложением в ближайшее время. и т. п.

    При ответе на коммерческий запрос продавец, если может сразу удовлетворить просьбу покупателя и выполнить поставку товара, направляет предложение (оферту). В противном случае он может направить письмо-отказ, руководствуясь вышеизложенными правилами, либо письмо, в котором сообщает необходимую информацию:

  • о принятии запроса к рассмотрению
  • о выяснении возможностей поставки товара, интересующего покупателя
  • об изменении условий запроса (изменении количества товара, модели, марки, сроков поставки т. п.)
  • об обещании направить предложение на поставку товара, интересующего покупателя.
  • В таком случае при составлении письма-ответа можно руководствоваться следующими ключевыми фразами:

    Сообщаем, что ввиду большого спроса на этот товар. Идя навстречу Вашим пожеланиям. Мы с радостью дадим положительный ответ на Вашу просьбу о скидках, если. К сожалению, мы не можем пойти на Ваши условия оплаты, однако. Как давнему нашему партнеру Вам, конечно, хорошо известно, что. Мы готовы учесть все Ваши замечания. Учитывая Ваши соображения по данному вопросу. Надеемся, Вас заинтересует наше предложение. Вас, наверное, заинтересует новый подход к этой проблеме (наше предложение). и т. п.

    Источники:www.docstandard.com, class365.ru, working-papers.ru, delo-ved.ru, www.doc-style.ru

    Следующие:
    24 августа 2018 года

    mirshablonov.ru

    Ответ на письмо запрос образец — Славянская культура

    Ответ на письмо запрос образецОтвет на письмо запрос образец Письмо обобщенное название различных по содержанию документов. Вашего запроса и отправляем образец название товара, заинтересовавший. Письмоотказ строится подругому образцу. Другие файлы, схожие с образец письма ответ на запрос. На письмозапрос в обязательном порядке должен быть получен ответ. В статье мы подробно разъясним данное понятие и приведем примерный образец ответа на жалобу, чтобы не. В данной статье представлены два образца письмазапроса о предоставлении информации от адресата, бланки писем для. Имеющийся образец и комплекс иных бланков и примеров на сайте помогут составить нужное. Ниже расположен типовой бланк и образец ответа на запрос о. Образец коммерческого запроса.Письмо, его виды, образец и правила оформления сопроводительных и. В ответ на Вашу претензию. В случае запроса на предоставлении документов пишется. Посмотрите письмосогласие образец письмаответа на запрос файл формата. Теперь о сроках для ответа на поступившие запросы. Образец письма в ИФНС в ответ на требование о предоставлении пояснений. Образец письма ответа на запроса информации. Письмоответ на запрос информации на английском языке. Копии запрошенных Вами документов прилагаются к настоящему письму. Деловые письмаответы на запросы на английском языке R. Представить документы и сопроводительные письма в ИФНС можно любым удобным способом в бумажном. Письмоотказ это письмо с отрицательным ответом на письмо просьбу, запрос, предложение, приглашение и др. Составляем письмозапрос образцы и принципы оформления. На странице представлен образец бланка документа Ответ на запрос о предоставлении. Шаблонные фразы и образцы письмазапроса, ответа на него и письма с предложением решения проблемы на английском языке. В обоих письмах должны совпадать аспекты содержания в последовательности их изложения, терминология, формулировки и. Письмоответ служебное письмо, составляемое как ответнаписьмопросьбу либо письмозапрос. Приветствую вас, дорогой гость! Письмо обобщенное название различных по содержанию документов. Реакцией на письмозапрос является. После каждого квартала, когда организация заплатила налог на прибыль и НДС и. Просим отправить письмоответ в четырех экземплярах на русском языке по адресу @. Прошу Вас предоставить нам подробную информацию о производимых Вами товарах, в первую очередь, прайслист и образцы. После получения инициативного письма с запросом об информации, в первую очередь, следует. В качестве примера предлагаем скачать образец письмазапроса о предоставлении информации и о. А если ответ так и не придт либо если вам отправят официальный отказ в предоставлении данных. При ответе на коммерческий запрос. Письмозапрос образец. Нельзя просто отказать в просьбе без объяснения, Образец письмаответа на претензию Размер, программа для. Общепринятая формулировка первой фразы В ответ на Ваше письмо обращение, информационный запрос, претензию, жалобу в зависимости от ситуации за. Помогите правильно составить деловое письмо на темуЗапрос образцов и товаров для оборудования брендзоны вОтвет на письмо запрос образец. Письмо запрос, рекомендации Как составить деловое письмо Деловая. Образец ответа на претензию по оплате задолженности за коммунальные услуги скачать. Также было получено письмоответ на жалобу, и не. Русский язык и культура речи. Образец заполнения нулевой декларации по налогу на прибыль в 2018 году можно найти. Краткое изложение запроса, на который составляется письмоответ. Составление ответа на письмозапрос оно же письмоответ стандартная норма деловой этики. Письмо ответ на запрос образец. Скачать образец письмазапроса. Как правильно сформулировать ответ на письмо запрос о предоставлении информации о

    Рекламные каталоги и образцы нашей продукции мы выслали на адрес. Образец письмазапроса проверен на. ОТВЕТ на запрос о предоставлении информации. Письмо, его виды, образец и правила оформления сопроводительных и.

    0 просмотров0 комментариев

    slavyanskaya-kultura.ru

    Образец делового письма ответа на запрос — Славянская культура

    Образец делового письма ответа на запросОбразец делового письма ответа на запрос В данной статье описана структура делового письма, основные обороты и фразы при деловой. Ответ на запрос информации о товаре и условиях. Картинки по запросу образец делового письма запроса. Данные письма предусмотрены для проявления дружественной поддержки в деловой среде. При ответе на коммерческий запрос продавец, если может сразу удовлетворить просьбу покупателя и выполнить поставку товара, направляет. На первом этапе взаимодействия, когда договоры еще не заключены, наиболее частой формой делового письма является письмаОбразец делового письма ответа на запрос. Образец ответа на типичное деловое письмопредложение. Как любое деловое письмо его следует оформлять на фирменном бланке и соблюдать требования. Образец письма ответа на запрос. Скачать образец письмазапроса. Можно ли отдать отказ. Поручительство один из способов обеспечения исполнения обязательств. Деловое письмо ответ на запрос на английском языке образец. Краткое изложение запроса, на который составляется письмоответ. Деловое письмо запрос на английском языке образец. На письмозапрос в обязательном порядке должен быть получен ответ. Имеющийся образец и комплекс иных бланков и примеров на сайте помогут составить нужное. В конце статьи представлены два образца оформления письмазапроса наОбразец делового письма ответа на запрос. T, составление любого делового письма на английском языке подчиняется общим правилам Весь текст разделяется на. Если вам, по долгу службы, часто приходится писать ответы на однотипные запросы, разработайте и сохраните образец письма. Y, S P Итак, запомните главное деловое письмо ответ на запрос образец деловых писем никогда не пытайтесь перевести. В свежем номере Продажи, как быстро удвоить прибыль от холодных продаж в малом и среднем бизнесе. Письма с ответами на запросы. Структура письма во многом схожа с общей структурой, принятой для оформления делового письмаОбразец делового письма ответа на запрос. Как правильно вести официальную деловую переписку в организациях. Ответ на запрос образец делового письма. Как правильно сформулировать ответ на письмо запрос о. Структура письма во многом идентична с общей структурой, принятой для дизайна делового письма. Деловое письмо ответ на запрос образец. Когда компания получает письмо с просьбой выслать подробную информацию

    0 просмотров0 комментариев

    slavyanskaya-kultura.ru

    Что такое письмо-ответ и как правильно его составить? :: BusinessMan.ru

    В деловой переписке каждый документ имеет свое значение и может, так или иначе, повлиять на отношение между партнерами. Среди огромного количества самых разных видов таких документов особое место занимает письмо-ответ.

    Классификация деловых бумаг

    В отношениях между сторонами большинство вопросов решаются в письменной форме. Да и по закону, как известно, устные договоренности не имеют силы. Поэтому на каждом предприятии обязательно ведется деловая переписка. Она является общепринятым средством обмена информацией в результате служебных контактов между различными организациями и предприятиями.

    Все деловые письма делятся на две категории:

    1. Те, что требуют обязательного ответа.
    2. Те, на которые не нужна такая реакция.

    Письмо-ответ относится ко второй категории. Оно является одним из коммерческих видов документов наряду с письмом-запросом, информацией, предупреждением, предложением, напоминанием или презентацией. Такие бумаги обычно используются в момент заключения и дальнейшего сопровождения различных договоров и иных соглашений между сторонами. Письмо-ответ, в отличие от остальных, ни о чем не спрашивает и ничего не предлагает. Оно лишь содержит в себе сведения, которые были запрошены ранее другой стороной.

    Подтверждение заявки

    Письмо-ответ составляется в разных случаях. Это может быть реакция на конкретную жалобу, претензию или просьбу. Причем она может быть как положительной, так и отрицательной. Во втором случае документ будет представлять уже своего рода письмо-отказ. Но дать его надо с подробным разъяснением причин, заставивших принять такое решение. Для примера можно рассмотреть случай, когда компания получила официальный письменный заказ на изготовление определенного вида продукции за конкретно указанный срок. Если такое сотрудничество для предприятия является желанным, то отреагировать надо незамедлительно. Ответ составляется произвольно. Он может начинаться словами: «Выполним» или «Изготовим». В качестве срока лучше указать дату отгрузки с учетом времени, необходимого для производства товара и передачи его на склад. Кроме этого, обязательно надо оговорить условия оплаты, ведь заказчик может рассчитывать на несколько этапов. Далее останется только подсчитать итоговую сумму и сообщить свои реквизиты, на которые заказчик будет производить денежные перечисления. Такой документ обычно подписывают директор и главный бухгалтер, а в самом конце сообщаются координаты непосредственного исполнителя.

    Переписка с физическими лицами

    Некоторые предприятия по роду своей деятельности имеют прямой контакт с физическими лицами. Это может быть организация, работающая в сфере услуг, или компания, выпускающая товары народного потребления. В адрес такого предприятия от граждан может поступать информация самого разного характера, как положительного, так и негативного. Тем не менее она требует соответствующего реагирования и обязательного ответа. В таких случаях нельзя ограничиваться личной беседой или телефонным звонком. Гражданину необходимо дать полные разъяснения по всем интересующим его вопросам. Это должен быть развернутый ответ на письмо.

    Образец такого документа обязан соответствовать определенным требованиям:

    1. Для любой деловой корреспонденции лучше использовать официальный бланк.
    2. Необходимо учитывать особенности составления подобных документов. Главное – они должны быть написаны в соответствии с известным правилом параллелизма, то есть содержать в себе ту же лексику и языковые обороты, которые были использованы автором-инициатором. Это позволит достичь максимального взаимопонимания.
    3. Обязательно надо сделать ссылку на письмо-запрос, указать его номер и дату.
    4. Текст лучше начинать с фразы: «На Ваше письмо номер...», «В ответ на Ваш запрос...» или же «Сообщаем Вам...».

    Далее идет изложение фактов и выносится окончательное решение.

    Строго официально

    Если требуется дать ответ на официальное письмо, то сделать это нужно правильно. Надо помнить, что такое обращение непременно должно быть вежливым и корректным. Не стоит также забывать и о грамотности. Нелепо видеть явные ошибки в информации, предоставленной солидной организацией.

    С самого начала в правом верхнем углу печатается адрес. Он является точной копией того, что указан на конверте. Ответ всегда дается на какой-то запрос, поэтому в регистрационном штампе слева вверху обязательно отмечаются его исходные реквизиты (номер и дата отправления). Затем идет короткое обращение к адресату (можно указывать просто фамилию без инициалов). Текст должен содержать подробные разъяснения относительно интересующей проблемы. В качестве аргументов следует использовать только проверенные данные. Ни в коем случае нельзя опираться на слухи и домыслы. При необходимости можно использовать выдержки из нормативных актов с указанием соответствующих статей. Подписывает такой документ директор предприятия, а чуть ниже делается пометка с данными фамилии и номера телефона ответственного исполнителя.

    businessman.ru

    Письмо-ответ на запрос, требование

    Ответ на запрос или требование обычно пишутся по такому плану.

    План письма

    1. Ссылка на письмо с запросом.

    2. Укажите Ваши действия, которые были предприняты по просьбе

    автора письма.

    3. Обратите внимание адресата на особо важную для него инфор-

    мацию.

    4. Укажите дополнительную возможность, которая поможет адре-

    сату сделать выбор в пользу предлагаемого Вами продукта, услуги и пр.

    5. Сообщите о Вашей готовности дать дополнительную информа-

    цию по продукту.

    6. Заключительная фраза может быть продолжением предыдущего

    абзаца.

    7. Ваша подпись, имя, должность.

    Письмо-заказ

    Письма с заказом продукта пишутся в соответствии со следующим планом.

    План письма

    1. Ссылка на предыдущее письмо, по которому производится заказ

    продукта.

    2. Повторить условия, на которых Вы заказываете продукт: цена,

    качество, количество, скидки, условия платежа, условия доставки.

    3. Подтверждение заказа, указание, что бланк с заказом прилагается.

    4. Предложение условий платежей.

    5. Указать сроки и условия доставки.

    6. Стандартное окончание письма.

    7. Ваша подпись, имя, должность.

    Ответ на письмо-заказ

    Для таких писем тоже существуют стандартный план.

    План письма

    1. Выразите благодарность за заказ продукта.

    2. Подтвердите возможность поставки, размеры скидки, другие

    важные условия сделки, особенно если по ним были разногласия.

    3. Укажите, что отгрузка товара будет произведена, как только

    банк даст подтверждение об оплате заказа. Сообщите об отгрузке товаров, если она уже произведена. Обратите внимание заказчика на важные подробности, которые могут быть полезными.

    4. Стандартное окончание письма с надеждой на совместный биз-

    нес в будущем.

    5. Подпись, имя, должность.

    Письмо-жалоба

    Письма с жалобой по поводу продуктов, сервиса, доставки и пр. принадлежат к категории наиболее трудных писем. Цель письма-жалобы не просто «выпустить пар», а получить компенсацию за невыполнение деловых обязательств. План письма-жалобы можно представить в следующем виде.

    План письма

    1. Объясните, по какому поводу Вы жалуетесь, опираясь на фак-

    тический материал (даты, суммы, номер заказа и пр.).

    2. Объясните Ваш резон для жалобы, сравнивая обещанные дело-

    вые обязательства (услуги, сервис, выполнение заказа и пр.) и реальные обстоятельства.

    3. Допускается выразить свои чувства по поводу происшедшего,

    предположить причины, которые вызвали данную проблему.

    4. Если это уместно, опишите Ваши собственные действия, кото-

    рые Вы предприняли, чтобы решить возникшую проблему.

    5. Потребуйте от компании, не выполнившей свои обязательства,

    разъяснений, компенсации за причиненный ущерб, возмещения моральных и материальных издержек.

    6. Сообщите о мерах, которые будут предприняты в том случае,

    если Ваши требования не будут удовлетворены.

    7. Стандартное окончание письма.

    8. Подпись, имя, должность.

    Письмо-ответ на жалобу

    Ответ на жалобу клиента/партнера по бизнесу также относится к «трудным» письмам, поскольку в нем надо будет дать исчерпывающее объяснение причин, вызвавших недовольство клиента/партнера, сохранив при этом лицо своей компании.

    План письма

    1. Ссылка на письмо-жалобу.

    2. Объясните, что вызвало проблему.

    3. Перечислите Ваши действия, которые были Вами предприняты,

    чтобы разрешить возникшую проблему немедленно.

    4. Сообщите, какие меры были предприняты, чтобы не повторить

    подобную ошибку в будущем.

    5. Принесите свои извинения за принесенные неудобства.

    6. Закончите письмо в оптимистическом тоне.

    Сопроводительное письмо к контракту

    Цель сопроводительного письма к контракту чисто правовая. Поскольку все контракты должны быть посланы как минимум заказной почтой, то очень часто срок действия контракта начинается с момента получения письма. Такое письмо содержит очень краткое изложение сути контракта, который прилагается к указанному письму. В конце такого письма весьма уместно будет выразить надежду на взаимовыгодное сотрудничество.

    Прекращение контракта

    Письмо о прекращении контракта пишется по такой же схеме, как и предыдущее и имеет такое же правовое значение. Обычно условия прекращения контракта обсуждаются заранее и записываются специальным разделом в тексте контракта. Вид почтового отправления (заказное, экспресс-почта, курьерская доставка и пр.) для сопроводительных писем к контракту обычно указан в контракте.

    Факсы, телеграммы

    Факсы, по сути дела, являются просто быстрыми письмами, поэтому к ним применимы все требования, предъявляемые к письмам. Более того, в некоторых случаях факсовое сообщение подтверждается отправкой оригинала с обычной почтой. Факсы бывают двух видов: очень короткие сообщения, требующие срочного ответа, и более длинные. В первом случае сообщение пишется на стандартном бланке передачи факса. Текст такого сообщения коротко-информативный. В случае, когда по факсу передается длинное сообщение, то на стандартном бланке необходимо указывать, кому адресована информация и сообщение о содержании приложенного документа (контракта, заказа, копии счета, платежных документов и пр.).

    Современные средства сообщения, такие как факс, телекс или даже давно известная телеграмма считаются быстрыми не только потому, что они доходят по адресата быстро, но также и потому, что требуют быстрого ответа. Для этих средств коммуникации существует даже свой особенный язык, позволяющий сделать общение не только быстрым, но и эффективным.

    studfiles.net