Ответ на запрос о предоставлении информации. Письмо образец ответа на обращение


Письмо-ответ. Образец ответа на письмо-запрос

Составление ответа на письмо-запрос (оно же письмо-ответ) – стандартная норма деловой этики. Как правило, с запросами обращаются либо потенциальные партнеры фирмы с просьбой предоставить какие-либо сведения о деятельности предприятия, товарах, услугах, ценах и скидках, либо уже существующие контрагенты, например для получения информации о сроках поставки, оплаты, пересылки или корректировки документов и т.д.

ФАЙЛЫСкачать пустой бланк письма-запроса .docСкачать образец письма-запроса .doc

Ответ на запрос носит официальный характер и является частью делового документооборота фирмы.

Общие правила написания ответа

В первую очередь следует помнить о том, что ответ должен писать именно тот сотрудник предприятия, на имя которого писалось первоначальное письмо. Исключения возможны только для тех случаев, если этот сотрудник по каким-либо причинам отсутствует (больничный, командировка. увольнение) – тогда ответ может написать тот, кто замещает отсутствующего на данный момент времени.

Язык и подача послания должны зеркально отражать письмо-запрос. Иными словами, в тексте желательно использовать ту же форму обращения, которую применил отправитель запроса, ту же лексику, терминологию, языковые обороты и последовательность изложения, конечно, при условии, что автор инициативного послания проявил себя как грамотный и корректный человек.

Нужно обязательно указывать ссылку на номер и дату входящего послания, но при этом нельзя повторять ошибки, допущенные автором запроса и нежелательно указывать на них в ответом письме (только если это не относится к конкретной деятельности фирмы).

Ответ на запрос может быть как положительным, так и отрицательным.

  • Положительный ответ должен быть максимально подробным,
  • а отрицательный – обоснованным и предельно корректным.

Кроме того, при отказе на запрос хорошим тоном будет сообщить его автору информацию о том, при каких обстоятельствах ответ может стать положительным.

В любом случае, ответное письмо должно быть составлено в максимально вежливой форме. Желательно избегать пустых отписок и даже при отсутствии необходимой информации писать ответ нужно сдержанно, вежливо и уважительно по отношению к автору запроса. Грубость, ровно как и заведомо ложные сведения совершенно недопустимы.

Как составить ответ на запрос

Форма подачи и оформления ответа на письмо-запрос может сыграть решающую роль в отношениях между организациями. Именно поэтому к его составлению следует относиться очень внимательно, придерживаясь определенных правил.

В первую очередь, прежде чем составлять ответное письмо следует любым удобным способом проинформировать отправителя о получении запроса. Далее, при наличии всей необходимой информации можно приступать к ответу. Чем скорее будет написано ответное послание, тем лучше, но если в данный момент запрашиваемые сведения отсутствуют, с письмом лучше повременить.

Структура ответа вполне стандартна с точки зрения делопроизводства.

  1. Вверху послания (справа или слева) нужно написать название компании-отправителя (с указанием адреса и телефона), а также конкретного сотрудника, от имени которого составляется ответ.
  2. Далее аналогичным образом вносятся сведения о получателе.
  3. После этого пишется сам ответ. Он должен полностью соответствовать сути запроса и, если запрашивающий в своем письме задал сразу несколько вопросов, разбитых на отдельные пункты, ответ должен быть написан точно в таком же формате. Если к ответу прилагаются какие-либо дополнительные сведения, это необходимо отразить в тексте письма, отметив отдельно.
  4. Точно также, если того требуют обстоятельства, в ответ можно включать ссылки на какие-то законы, нормативные и правовые акты.

Образец ответа на письмо-запрос

Как оформить письмо-ответ

Ответ можно писать

  • как в рукописном виде (в основном так поступают тогда, когда сам запрос приходит в подобном формате),
  • так и в печатном (данный способ существенно экономит время).

Его можно оформлять на простом листе А4 формата или же на фирменном бланке организации – второй вариант позволяет не вбивать вручную реквизиты фирмы, да и выглядит значительно солиднее. Ответ должен в обязательном порядке содержать подпись сотрудника, который представляет организацию с указанием его должности. Ставить печать не надо, т.к. с 2016 года требование закона о применении юридическими лицами штампов и печатей утратило силу.

Составляется ответ в единственном экземпляре, перед отправлением его нужно пронумеровать (в соответствии с внутренним документооборотом компании), а также проставить дату.

Сведения об письме нужно внести в журнал учета исходящей документации – в случае, если ответ на запрос затеряется или возникнут разногласия с контрагентом, это позволит быстро разобраться в ситуации.

Как отправить письмо

Ответ можно отправлять разными способами. Электронная почта или факс позволяют существенно сэкономить время. Но если письмо содержит особо ценную информацию или оригиналы документов и отправитель заинтересован в гарантированном получении послания, следует воспользоваться услугами Почты России, отправив ответ заказным письмом с уведомлением о вручении.

Ждать ли ответ на письмо-ответ

Практически все деловые письма требуют ответа, но из этого правила есть исключение.

Письмо-ответ не нуждается ни в каком ответе, поскольку оно изначально не содержит в себе никаких просьб, запросов и предложений. По сути дела, оно содержит лишь ту информацию, которая требовалась второй стороне.

При этом именно письмо-ответ может стать отправной точкой к заключению выгодного контракта или сделки, а также простым и доступным способом урегулирования каких-либо проблем и сложностей во взаимоотношениях между партнерами.

assistentus.ru

Образец письма ответа

Образец письма-ответа — один из самых востребованных примеров деловой переписки. Грамотное содержание и оформление такого письма обеспечивает эффективность бизнес-коммуникации и способствует созданию положительного имиджа компании.

Из статьи вы узнаете:

В каких случаях потребуется образец письма-ответа

Любой вид деятельности организации: производственной, административно-хозяйственной, социальной или организационной осуществляется при взаимодействии с другими предприятиями. Это могут быть вышестоящие организации или обособленные подразделения, предприятия-деловые партнеры, учреждения органов власти и пр. Основной вид такого взаимодействия — деловые письма.

Образец письма-ответа представляет собой реакцию на входящее письмо сторонней организации или подразделения, удаленного от головного предприятия территориально. Для государственных структур обязанность составления писем ответов закреплена на уровне законодательства.

Но и для любого коммерческого предприятия важно умение грамотно составлять образцы писем-ответов и своевременно реагировать на все обращения.  Правильно оформленное и грамотно составленное письмо-ответ — это показатель общей корпоративной культуры компании. Поэтому очень важно, чтобы его форма  и содержание соответствовали исходному письму и общей классификации деловых писем.

Ответ на письмо: образец составляется с учетом классификации

Вся деловая корреспонденция, в том числе образцы писем-ответов, могут быть классифицированы по целевому назначению:

  1. Информационные письма, которые пишутся с целью информирования адресата. К этому виду относятся сопроводительные письма, письма-напоминания, извещения и уведомления;  
  2. Письма, в которых содержится предложение или просьба. Их назначение — убедить адресата в необходимости выполнения каких-либо действий, представляющих интерес для автора письма. Это письма-запросы, письма-заявки, предложения, заказы и пр.;  
  3. Письма, в которых содержатся претензии, требования, рекламации. Такой вид писем пишется в случае, когда адресат, являющийся второй договаривающейся стороной, не выполняет или выполняет не в установленные сроки свои обязательства.  
  4. Письма, в которых содержатся гарантии, даются обязательства, рекомендации и подтверждения. К такому виду писем, например, относятся гарантийные и рекомендательные.  
  5. Этикетные письма, их содержание — выражение благодарности, внимания, извинений. Это поздравительные и благодарственные письма, письма с выражением соболезнования и участия.  
  6. Письма-ответы, вторичный вид писем, который составляется в ответ на первичное письменное обращение. Это письма-отказы, письма с положительным ответом или их комбинация, в которой содержится как отказ, так и согласие.

Обратите внимание! Информационные письма и большинство тех, в которых содержатся обязательства и рекомендации, не требуют ответа.

Требования к содержанию образца письма-ответа

Форма образца письма-ответа и его содержание зависят от того, к какому виду относится первичное письмо, на которое пишется ответ.

Поэтому до того, как написать ответ на письмо, образец нужно использовать тот, что соответствует первичному обращению. Соблюдение этого правила — основа этикета деловой переписки. Текст ответа, краткий, но информационно емкий, должен быть адекватен первичному запросу, адресат должен получить именно ту информацию, которую ожидает.

Составляя образец письма-ответа, автор должен соблюдать принцип языкового параллелизма и стараться составить текст с использованием стиля, лексики и языковых оборотов, характерных для инициативного обращения. При условии, конечно, что первичное письмо составлено грамотно.

Читайте также:

Как оформляется образец письма-ответа

Итак, содержание ответа на письмо, форма образца зависят от первичного обращения, но требования к оформлению и наличию обязательных реквизитов остаются одинаковыми, так же, как и вступительная часть. Это означает, что образец ответа на письмо требование и, например, письмо-ответ на запрос образец оформляются по одним и тем же правилам.

Справка

Для ответа на письмо образец используется бланк организации. Часть необходимых реквизитов в нем уже заполнены. Это, например:

  1. наименование предприятия,
  2. код предприятия по ОКПО,
  3. основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
  4. идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет;
  5. справочная информация о компании: ее юридический и электронный адрес, контактные телефоны;
  6. информация о банке, в котором у предприятия открыт счет, его ИНН, БИК, номера корреспондентского и расчетного счетов.

К другим обязательным реквизитам, которые необходимо будет заполнить при оформлении образца письма-ответа, относятся:

  • место и дата подписания письма-ответа;
  • исходящий регистрационный номер и дата;
  • исходящий номер и дата инициативного письма;
  • наименование адресата, юридического или физического лица;
  • заголовок письма, если его объем превышает 4-5 строк;
  • должность, подпись и расшифровка подписи лица, подписавшего письмо-ответ;
  • справочные данные об исполнителе с указанием его фамилии, инициалов и контактного телефона.

Заголовок письма ответа может быть тот же, что и у инициативного письма, если суть ответа положительная. Если ответ не предполагает согласия, используется отрицательная форма заголовка первичного обращения.

ПРИМЕР

Например, когда речь идет об инициативном письме, в его заголовке написано: «О предоставлении документации». Заголовок в случае положительного ответа на письмо о предоставлении информации образец будет выглядеть точно так же. В случае отрицательного письма-ответа на запрос информации, образец заголовка примет вид: «Об отказе в предоставлении документации».

Оформление образца письма-ответа должно соответствовать регламентам, установленным ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Как написать ответ на письмо образец

Независимо от того, пишется ли ответ на запрос физического лица или ответ на письмо официальное, образец должен начинаться с обращения к адресату по имени и отчеству и начинаться со слова «Уважаемый(ая)». Если имя и отчество неизвестны, обращение может не использоваться.

Вводная часть образца письма может начинаться словами: «В ответ на ваше письмо сообщаем...». В образце при этом нет необходимости указывать ссылку на исходящий номер и дату первичного письма, поскольку они являются обязательными реквизитами и указываются в шапке.

В случае, если в образце письма-ответа выражается согласие, его текст может состоять из одной части. Когда ответ отрицательный, он должен быть обоснован. В этом случае письмо может состоять из двух частей:

  1. Обоснование отказа;
  2. Заключительная часть — отказ или частичное согласие.
ПРИМЕР

Сообщаем вам, что сметой расходов на 2017 год не предусмотрено выделение средств на приобретение офисной мебели.» (обоснование).

Средства на приобретение офисных столов и стульев будут учтены в смете расходов, планируемых в 2018 году.» (заключительная часть).

Если письмо-ответ пишется  после получения рекламации, жалобы или претензии, целесообразно использовать такие фразы, как:

  • «Приносим Вам извинения в связи...»;
  • «Надеемся, что этот инцидент не отразится на нашем дальнейшем сотрудничестве».

Ответ на жалобу образец письма представлен ниже:

Читайте также:

www.sekretariat.ru

В ответ на ваше письмо сообщаем следующее – на ваш

Приложение 4

ОБРАЗЦЫ ВВОДНЫХ ФРАЗ ТЕКСТА ДЕЛОВОГО ПИСЬМА

Благодарим за письмо от … В ответ сообщаем …

В дополнение к нашему письму от … с.г. сообщаем, что …

В ответ на Ваше письмо сообщаем, что … В подтвержде-ние нашего телефонного разговора, состоявшегося … с.г., сообщаем, что …

В подтверждение нашей телеграммы от … сообщаем, что …

В связи с Вашим письмом от … сообщаем, что, к нашему сожалению …

Выражаем удовлетворение по поводу быстрого ответа на наш запрос.

К сожалению, мы до сих пор не получили Вашего ответа на наше письмо от … и вынуждены еще раз напомнить Вам (попросить Вас) о …

Доводим до Вашего сведения, что …

Мы благодарим Вас (признательны Вам) за оказанную услугу (помощь, поддержку).

Мы вынуждены уведомить Вас (напомнить Вам) …

Мы крайне удивлены Вашим письмом от …, в котором Вы сообщаете, что …

Мы получили Ваше письмо от … с.г., из которого с удовольствием узнали, что …

Мы получили Ваше письмо от … вместе с приложенными к нему документами.

Мы сожалеем (выражаем сожаление) по поводу Вашего отказа (молчания) …

Мы с удивлением узнали из Вашей телеграммы, что …

Настоящим еще раз напоминаем (сообщаем), что …

Настоящим подтверждаем, что нами получено Ваше письмо от … с.г. и сообщаем, что …

Подтверждаем получение Вашего письма от … со всеми приложениями.

По Вашей просьбе направляем Вам …

Пожалуйста, примите наши извинения за …

Принимаем к сведению Ваше письмо от … и сообщаем, что …

Просим извинить нас за задержку с ответом на Ваше письмо …

Ставим Вас в известность … Уведомляем Вас …

Примеры фраз, которые могут составить основу делового письма

Ваш заказ будет выполнен, если Вы …

Ваша просьба (предложение) находится на рассмотрении. По получении результатов рассмотрения сообщим незамедлительно.

Ваше предложение с удовольствием (благодарностью) будет принято, если Вы согласитесь внести изменения …

Ваша просьба о … удовлетворена …

В ответ на Ваше письмо от … сообщаем, что Ваша просьба о поставке … решена положительно.

В ответ на Вашу просьбу (заказ) с сожалением сообщаем (вынуждены сообщить), что выполнить ее не имеем возможности (не можем) в связи со следующими обстоятельствами.

К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам.

К сожалению, мы вынуждены отклонить Ваше предложение. Нам необходимы дополнительные сведения о …

Настоящим просим сообщить о сроках …

Настоящим сообщаем, что Ваше предложение принято …

Обращаемся к Вам с просьбой выслать …

Просим Вас поставить нас в известность о …

Просим сообщить нам о Вашем решении по вопросу …

Просим сообщить нам о приемлемости для Вас нашего предложения по …

Просим ускорить выполнение принятых Вами обязательств по …

Образцы оборотов-скрепов

Более того …

Вам, несомненно (очевидно), известно …

Ввиду перечисленного (вышеизложенного) следует (мы хотим, мы должны, нам необходимо) добавить (заметить, отметить) …

В дополнение к вышеизложенному (высказанному, отмеченному выше) сообщаем …

В заключение ….

Во избежание задержки …

В ответ на Ваш упрек хотим сообщить, что …

Во-первых …, во-вторых …

В первую очередь …

В противном случае мы вынуждены …

В свое оправдание мы хотим сообщить …

В связи с вышеизложенным …

В связи (соответствии) с Вашей просьбой …

В сложившейся обстановке …

В соответствии с Вашей просьбой (прилагаемыми документами) …

Выражаем сожаление (сомнение, недоумение, удовлетворение)…

Далее Вы пишете …

Далее мы вынуждены …

Дело в том, что …

Кроме того …

К тому же …

Мы выражаем уверенность …

Мы испытываем затруднения с …

Мы не согласны с Вашей точкой зрения по следующим причинам …

Мы признаем …

Мы совершенно уверены …

Мы сожалеем …

Мы также купили бы у Вас …

Необходимо (следует, нужно) признать …

Обращаем Ваше внимание …

Подводя итоги (заключая, суммируя, резюмируя) …

Подтверждаем получение …

Помимо того …

По нашему мнению …

Поставки будут производиться (осуществляться) …

Само собой разумеется …

Следует (необходимо, нужно, надо, хочется, считаем необходимым) добавить (отметить, заметить) …

Таким образом, …

Тем не менее (несмотря на) …

Фактически …

Что касается Вашей просьбы (замечания), обращаем внимание на тот факт, что …

Примеры концовок писем (без приветственного заключения или формулы вежливости)

Благодарим заранее за оказанную услугу.

В надежде на благоприятное (положительное) решение нашего вопроса.

В надежде на плодотворное сотрудничество.

Мы будем признательны за быстрый ответ.

Мы ожидаем Вашего ответа в ближайшие дни.

Надеемся на скорый ответ.

Надеемся получить ответ в ближайшем будущем и заранее благодарим.

Надеемся, что Вы исполните нашу просьбу.

Ожидаем Ваших заказов (Вашего одобрения, согласия, подтверждения).

Просим вас информировать нас о принятых Вами мерах.

Просим Вас подтвердить получение письма.

Просим Вас поставить нас в известность.

Просим Вас подтвердить получение заказа и уделить ему должное внимание. Просим написать нам о Вашем решении по этому вопросу.

Просим обращаться к нам, если Вам потребуется помощь (содействие).

Просим сообщить о Вашем согласии.

Убедительно просим не задерживать с ответом.

«все книги     «к разделу      «содержание      Глав: 57      Главы: <   50.  51.  52.  53.  54.  55.  56.  57.

kvartal-sobitii.ru

Образец письма-ответа на запрос о предоставлении информации

5/5 (6)

Образцы писем-ответов

ВНИМАНИЕ! Посмотрите заполненный образец ответа на запрос информации:

Пример заполнения ответа на запрос информации (1)

 

СКАЧАТЬ образцы писем-ответов на запрос о предоставлении информации можно по ссылкам ниже:

Как правильно составить документ

Ответ на запрос определенных данных составляется следующим образом:

  • Шапка письма. Расположена в правом верхнем углу (иногда в левом верхнем). Тут прописываются полные реквизиты компании, посылающей ответ по запросу: полное наименование, ИНН, КПП, ОКПО, юридический адрес, местонахождение, контактный номер телефона, электронная почта;
  • В противоположном верхнем углу указываются данные лица, направившего запрос. Если это юрлицо, то прописываются также вышеуказанные реквизиты и контактное лицо, действующее на основании устава или доверенности;
  • В журнале исходящей корреспонденции нужно сделать пометку о том, кому и когда был отправлен ответ. Тема письма указывается на усмотрение лица, вносящего данные в журнал;
  • Далее, посередине, пишем обращение. Например, «Уважаемый, Сергей Петрович».

Составление главной части документа будет зависеть от вида принятого решения:

  • При положительном ответе о предоставлении информации по запросу – номер или реквизиты письма, которое получено от заявителя, суть обращения и сама информация, в связи с необходимостью получения которой был сделан запрос;
  • При отказе также указывается краткая суть обращения, а после – сам факт отрицательного решения и причины отказа.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Как ответить на обращение граждан?

Если запрашивались документы или выписки из них, то к ответному письму могут быть  приложения на нескольких листах (содержащие такие документы). В конце ставится дата и подпись генерального директора компании с расшифровкой и печатью.

Ответ на запрос составляет и высылает только тот сотрудник (представитель) компании, на имя которого был написан запрос.

Исключения составляют случаи:

  • Болезнь сотрудника;
  • Отпуск;
  • Увольнение;
  • Командировка;
  • Отсутствие сотрудника на рабочем месте по иной причине.

В такой ситуации ответ составляет тот, кто его замещает. В ответе на письмо-запрос рекомендуется использовать методику «отзеркаливания», т.е. использовать в тексте те же самые стилистические приемы, обороты речи, метафоры, терминологию и т.д.

Соблюдение данного условия допустимо только в том случае, если запрос составлен грамотно. Нецелесообразно отвечать на полученное письмо такими же ошибками и недочетами. К тому же, некорректно указывать обращающемуся к вам человеку на его ошибки. Это правило плохого тона.

Старайтесь грамотно излагать свои мысли в письме. Оно должно быть, по возможности, кратким, но емким. Деловой стиль изложения сути – обязателен. Старайтесь обращаться к заявителю максимально вежливо и сдержанно. Избегайте лишних фраз, не имеющих смысла и не связанных с сутью обращения.

Внимание! Ответ на запрос, ни при каких условиях не должен содержать грубость  и ложную информацию.

Какие виды писем ответов существуют, и каковы их особенности

На практике существует несколько видов ответов на запросы о предоставлении информации.

Они делятся на две группы:

  • Положительный ответ с предоставлением запрашиваемых данных – заявителю сообщается о принятом решении и сообщается та информация, которую он запрашивал;
  • Отрицательный ответ – заявителю представляется мотивированный отказ с подробным указанием причин принятого решения.

Отличие двух данных категорий ответов – их содержание. Например, при положительном решении дается не только полный ответ на заданный вопрос, но и максимально возможно вписывается вся информация по сути запрашиваемой информации. В результате, получив такой ответ, заявитель должен быть полностью им удовлетворен без лишних дополнительных вопросов.

 

Главная особенность, а также отличие данных разновидностей письма-ответа на запрос информации, кроется в его содержании. Так, составляя положительное письмо, необходимо дать максимально полный и исчерпывающий ответ на поставленный вопрос.

В конечном итоге у обратившейся организации не должно оставаться вопросов по существу представленной информации. При формировании отрицательного ответа на запрос, наоборот, уклон делается на мотивирующую его часть, так как запрашиваемая информация по тем или иным причинам не будет представлена.

Если есть такая возможность, то в отрицательном решении дайте указание заявителю на адреса, куда ему следует обращаться за получением запрашиваемых данных.

Посмотрите видео. В каком виде представлять документы по требованию налоговой?

Как оформить письмо-ответ правильно

Форма ответа может быть:

  • В рукописном варианте. Актуально, когда письмо с запросом на определенную информацию также написано от руки;
  • В печатном варианте. Такая форма экономит время и делает письмо понятным (читателю не придется разбираться в тонкостях и особенностях вашего почерка)

Внимание! Наши квалифицированные юристы окажут вам помощь бесплатно и круглосуточно по любым вопросам. Узнайте подробности здесь.

Ответное письмо оформляется либо на белом, чистом листе формата А4, либо на фирменном бланке организации. Последний вариант выглядит солиднее и оформляется быстрее (не тратится время на вбивание реквизитов  фирмы).

В конце письма-ответа на запрос должна быть подпись ответственного лица или директора. Требование о необходимости наличия печати для таких писем, утратило силу еще в 2016 году.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Как составить ходатайство об истребовании документов?

В письме проставляется дата подписания и присваивается порядковый номер, по которому его можно идентифицировать в  журнале исходящей корреспонденции в случае потери или спорной ситуации.

В подобных журналах содержится вся информация об исходящей корреспонденции. Занесение писем в них – обязательное правило любой организации. Это нужно для того, чтобы в случае возникшего спора можно было быстро поднять всю информацию о переписке.

Правила документооборота у всех компаний практически едины. В большинстве случаев, ответ на запрос формируется в едином экземпляре, но бывают случаи, когда организация подстраховывается и оставляет себе копию отправленного ответа.

Еще одно важное правило – отправка письма с уведомлением о получении. После выдачи корреспонденции заявителю вы получите уведомление, в котором будет указано: кто, когда и на каких основаниях получил ваше письмо.

Как отправить документ получателю

Способы отправки письменного ответа на запрос могут быть любыми:

  • почта;
  • курьер;
  • факс;
  • электронная почта;
  • вручение лично.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Образец заявления в Прокуратуру о проведении проверки.

Но если вы все же хотите подстраховать себя, то лучше отправлять по Почте РФ заказным письмом с уведомлением о вручении.

Ждать ли ответ на такое письмо

По правилам деловой этики, все письма в рамках официальной переписки сторон требуют ответа. Но существуют и исключения.  Например, не нужно ждать ответа, если запрос поступил вам, и вы уже написали на него свой ответ.

Часто письменный ответ на вопрос является отправной точкой в начале деловых взаимоотношений между сторонами. Например, у вас запросили информацию об оказываемых услугах. Ответ вашей компании полностью устроил будущего партнера и был заключен контракт на сотрудничество.

Посмотрите видео. Как загрузить документы для представления в налоговую инспекцию:

Оцените статью

 

 

potreb-prava.com

10 самых распространенных деловых писем

Деловое письмо — самый распространенный вид коммуникации после устной речи.

В наше время широкое распространение получили электронные деловые письма. Они не требуют соблюдения всех правил оформления, в них можно сразу переходить к сути дела. Однако смысл письма не меняется от вида переписки.

  • Письмо-запрос. В этом письме официально запрашиваются какая-либо информация, документы. Начинается письмо с обоснования причин запроса:

    В соответствии с п. 1 ст.12 Федерального закона № 59 от 24.11.2014…

    Продолжается описанием сути запроса

    Просим предоставить информацию об обращениях граждан, поступивших в апреле 2015 года.

    В письме-запросе часто устанавливается срок

    Информацию просим предоставить до 30.04.2015.

    Образец письма-запроса>>

  • Письмо-ответ. Письмо-ответ — самый распространенный вид делового письма, так как является ответным письмом на все виды деловых писем. Отличаются от других тем, что имеют ссылку на номер и дату письма, на которое отвечают. Начинаются, как правило, так:

    В ответ на ваш запрос…

    В ответ на ваше письмо…

    Затем идет изложение ответа

    Сообщаем, что за апрель 2015 года в наш адрес поступило 26 обращений граждан.

    Образец письма-ответа>>

  • Письмо-просьба. Письмо-просьба начинается с описания ситуации и причин, которые побудили нас обратиться:

    В связи со сложившейся ситуацией на производстве…

    Продолжается описанием самой просьбы

    Просим Вас обеспечить поставку машин в кратчайшие сроки.

    Завершается письмо стандартными фразами

    С уважением…,

    Заранее благодарим за участие…,

    С наилучшими пожеланиями….

    Образец письма-просьбы>>

  • Письмо-благодарность. Этот вид письма может быть как ответом на письмо-просьбу, так и инициативным выражением признательности за оказанные услуги или помощь. Письмо можно сразу начинать со слов благодарности.

    Благодарим Вас за оказанное содействие в сборе средств.

    Завершается письмо фразами

    С наилучшими пожеланиями…

    Надеемся на дальнейшее сотрудничество.

    Надеемся на продолжение сотрудничества.

    Образец письма-благодарности>>

  • Сопроводительное письмо. Это письмо мы прилагаем к документам или товарам с целью подтверждения их официального направления и доставки.

    Направляем Вам отчет за 2014 год по сбыту продукции со склада № 2.

    Виды документов и их количество, наименования товара можно указывать в тексте или в приложении:

    Статистические данные на 2 л. в 1 экз.

    Образец сопроводительного письма>>

  • Письмо-напоминание. Это письмо напоминает о каких-либо событиях, датах, договоренностях и не требует ответа.

    Напоминаем, что дата совещания представительств перенесена с 25.01.2015 на 08.02.2015.

    Образец письма-напоминания>>

  • Письмо-сообщение (информационное письмо). Это письмо содержит информацию о мероприятиях, людях, событиях.

    Сообщаем, что Беликов Петр Николаевич принят на работу в ООО «Хлебопечь» с 05.04.2015.

  • Письмо-подтверждение. Этим видом письма мы подтверждаем участие в чем-либо, получение каких-либо документов, факт оказания услуг.

    ООО «Одуванчик» подтверждает участие руководителя в мероприятии, посвященному Дню Победы, 08.05.2015 в 09–00.

    Образец письма-подтверждения>>

  • Письмо-приглашение. Это письмо является приглашением на мероприятие или для принятия участия в чем-либо.

    Приглашаем организацию ООО «Радуга» принять участие в городском субботнике 02.05.2015.

    Образец письма-приглашения>>

  • Письмо-отказ. Это письмо — официальный отказ от предложения, услуги, участия. В нем необходимо обосновать причины отказа.

    В связи с командировкой руководителя на совещание в Республику Мордовия, мы вынуждены отказать/приносим свои извинения и сообщаем о невозможности посещения выставки «Сельское хозяйство» 07.04.2015

    и вежливо завершить письмо

    С уважением…

  • Образец письма-отказа>>

    Все перечисленные письма формальны. Они обеспечивают успешную коммуникацию внутри организации, сотрудничество с другими компаниями, взаимодействие с вышестоящими и государственными организациями.

    Если вы хотите получить на свое письмо быстрый отклик, развернутый ответ, чтобы ваше письмо прочитали, запомнили, а не просто пробежали глазами, используйте больше конкретики, пишите яркую тему заголовка и избегайте стандартных фраз и слишком формального подхода.

    Наша компания нуждается в 10 новых компьютерах. Можете ли вы поставить требуемое количество до конца недели и выставить счет на оплату?

    Я представляю небольшую организацию, и нам в начале следующей недели нужно провести видеоконференцию с филиалами.

    Ваша помощь была бы неоценима для нас.

    Переход сразу к сути, представление себя и короткое нешаблонное завершение. Вы экономите свое время и время адресата. Скорее всего, он будет рад выполнять ваши просьбы в дальнейшем.

    www.docdelo.ru

    Образец письма-ответа | Делопроизводство

    На обращение даем веский ответ Письмо-ответ, как это собственно следует из названия, составляется в ответ на инициативное письмо – запрос, просьбу, приглашение, предложение. В случае положительной реакции готовится письмо-согласие, отрицательной – письмо-отказ. Далее в статье будут образцы письма-ответа.

    Как любое деловое письмо его следует оформлять на фирменном бланке и соблюдать требования норм делопроизводства. Сейчас повторяться не буду, на данном сайте уже есть хорошие статьи по оформлению деловых писем.

    Обязательно включайте в письмо-ответ ссылку на номер и дату письма-запроса. Это значительно упрощает обработку почты получателю. Иначе в больших организациях ваш ответ может попасть другому специалисту на исполнение или даже в другой отдел. Причем по нормам делопроизводства не принято в текст письма-ответа включать фразу вида «На ваш запрос от 00.00.2014 № …». Хотя на практике такие примеры встречаются весьма часто.

    Исполнитель во время подготовки письма-ответа указывает информацию о номере и дате письма-запроса в строго определенном месте. Месторасположение этой ссылки непосредственно под номером и датой регистрации своего письма. Как выглядит эта отметка и где она должна располагаться, смотрите на образце.

    В письме-согласии можно уже в первом предложении сообщить основную мысль. Ведь оно несет позитивный настрой. К тому же так вы экономите свое и чужое время. Письмо-ответ часто начинают словами «Сообщаем Вам…», «Извещаем…» и т.д. Если требуется, то далее может последовать разъяснение деталей.

    Теперь очередь примера письма-ответа с положительным решением. Посмотрите письмо-согласие – образец письма-ответа на запрос (файл формата doc). 

    Письмо-отказ строится по-другому образцу. Его начинают с объяснений причин или добавляют что-нибудь нейтрально-вежливое (но не излишне позитивное, ведь далее – отказ). Прямота в этом случае неуместна, ведь не принято сразу огорошивать плохими новостями. Здесь подойдет начало по образцу – «Благодарим Вас за предложение, однако …» или последовательно приведите аргументы отказа – «В связи …». Как говорится, понять – значит простить.

    Письмо-отказ – образец также можно скачать в формате doc.

    На основании приведенных примеров теперь легко составить письмо-ответ, подходящее к сложившейся ситуации.

    Евгения Полоса

    Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

    Еще интересное по теме:

    К записи 306 комментариев

    Оставить комментарий

    delo-ved.ru

    Образец претензии на отсутствие ответа на письмо

    Если вы получили претензию, самое верное, что вы можете сделать в этой ситуации – подготовить официальный ответ на нее. Таким образом, даже если вы откажетесь удовлетворять выставленное вам требование, вы покажете, что вам не все равно. По содержанию ответ на претензию индивидуален в каждом новом случае. К форме же предъявляются некоторые требования. Во-первых, будет лучше, если ответ вы напишете на официальном бланке организации. Во-вторых, обязательно укажите, кому адресован документ, кто его составлял и подписывал. В-третьих, не стоит медлить. Срок ответа на претензию установлен законодательно – в зависимости от конкретного случая это от 10 до 30 дней с момента получения претензионного письма. Ну, и напоследок, в своем ответе вы можете согласиться с требованиями полностью или частично, а также полностью отказаться их удовлетворять.

    Ответ на претензию. образец правильного написания

    Инфо Правовые споры, конфликты, разногласия можно урегулировать не только обращением в суд. Достаточно эффективным способом, позволяющим донести «недовольство» своему деловому партнеру, организации или учреждению является претензионное письмо или претензия. Содержание
    • 1 Что такое претензионное письмо и для чего оно нужно?
    • 2 Образец претензионного письма к заказчику
    • 3 Особенности некоторых претензионных писем
    • 4 Ответ на претензионное письмо: что в нем написать?

    Что такое претензионное письмо и для чего оно нужно? Претензионное письмо представляет собой письменное обращение лица к своему контрагенту, содержащее в себе требование об устранении им нарушения его субъективных прав.

    Претензия как бы «предупреждает», что следующим шагом может быть обращение в суд или другую инстанцию.

    Как правильно написать ответ на претензию — образец

    Если поступает обоснованная претензия, в ответе необходимо признать свои ошибки, извиниться и показать, что с Вами можно продолжать сотрудничать дальше. Рассмотрим ситуацию. Вы, например, владелец книжного интернет-магазина. Вам приходит письмо-претензия по поводу неправильной комплектации заказа от Натальи, студентки вуза.

    В приложении есть все документы и фото. Ваша ошибка очевидна. Нужно написать ответ таким образом, чтобы этот клиент продолжил пользоваться услугами Вашего интернет-магазина. 1. Начните с именного обращения. Уважаемая Наталья! 2. Принесите свои извинения.

    Коллектив интернет-магазина «Буквоед» приносит Вам свои искренние извинения в связи с проблемами по комплектации Вашего заказа. 3. Сформулируйте проблему, чтобы Ваш адресат понимал, что Вы читали его письмо и правильно поняли суть проблемы. На этом этапе важно не преуменьшать проблему. Также важно добавить конкретики.

    Ответ на претензию образец

    Вы, например, владелец книжного интернет-магазина. Вам приходит письмо-претензия по поводу аллергии на полиграфическую краску от Елены. Она требует моральной компенсации. В приложении есть результаты анализов, заключение врача и чек на продукцию Вашего магазина. Вы, как здравомыслящий человек, понимаете абсурдность ситуации и свою невиновность.

    Внимание

    Нужно написать ответ таким образом, чтобы этот клиент продолжил пользоваться услугами Вашего интернет-магазина. 1. Обратитесь к клиенту по имени. Уважаемая Елена! 2. Сформулируйте суть проблемы объективно. Ваша позиция, конечно, оборонительная. Но не стоит спорить и проявлять агрессию.

    Из Вашего письма я узнал, что после получения Вашего заказа из нашего магазина у Вас развилась аллергия на полиграфическую краску. Мне очень жаль. Если честно, такой случай в нашей практике впервые. 3. Аргументируйте свою позицию.

    Ответ на жалобу — образец письма

    Она может быть судебной (частной, апелляционной и кассационной), поданной в государственные органы либо субъекту хозяйствования, который предоставил услугу или продал товар. Дальше речь пойдет о жалобах последнего вида, поскольку судьям и представителям государственных органов наши советы по рассмотрению обращений граждан ни к чему. Если в компанию или частному предпринимателю поступило заявление от гражданина, который выражает недовольство качеством услуг или товара, следует действовать в соответствии с требованиями гражданского законодательства и Закона «О защите прав потребителей». План действий при поступлении жалобы можно изобразить следующим образом:

    • 1 шаг – изучение сведений, содержащихся в жалобе. При необходимости следует связаться с автором письма и уточнить изложенные в нем обстоятельства и требования.

    Ответ на претензию

    ГК, не может исходить от стороны гражданско-правовых отношений, если вторая сторона не несет ответственности за неисполнение (ненадлежащее исполнение) условий договора. Среди обстоятельств ― оснований для освобождения от уплаты неустойки могут быть:

    • виновные действия кредитора;
    • форс-мажорные обстоятельства;
    • действия или бездействие иных лиц, за которые лицо ответственности не несет (например, когда поставщик заказчика в соответствии с заключенным с ним договором должен был поставить необходимый для начала проведения работ материал и не сделал этого).

    Следовательно, во избежание безосновательной уплаты неустойки в ответе на претензию должна быть указана ссылка на норму ст.

    Ответ на претензию: два сценария

    Чаще всего нарушаются сроки выполнения работ по генеральному плану, график сдачи объектов по строительному подряду, а также разного рода задержки в оплате, либо неполное перечисление оплаты заказчиком. Для подкрепление своих доводов необходимо использовать, помимо Договора, статьи Гражданского Кодекса, закрепляющие данные отношения. Например, если качество работ по договору подряда оказалось невысоким, заказчику поможет в составлении претензии ст.723 ГК.

    Претензия по поводу качества товара Это одна из самых востребованных разновидностей претензий. Некачественным считается тот товар, который не выполняет, либо не в полной мере выполняет обычные для него функции. В претензии должно быть написано, какой именно недостаток имеет товар.

    Закон закрепляет, что такая претензия может быть подана в течение гарантийного срока службы, либо в течение двух лет с момента приобретения.

    Образцы ответов на жалобы. образец ответа на жалобу гражданина

    • В случае, когда не подтверждается факт нарушения, автору жалобы нужно об этом сообщить с указанием мотивов отказа и ссылками на правовые нормы и документы.
    • Если к ответу прилагаются бумаги, в тексте следует упомянуть, какие именно.
    • Информация о лице, подписывающем письмо (должность, фамилии, имя и отчество).
    • Дата написания ответа на жалобу.
    • Подпись руководителя или другого уполномоченного на рассмотрение жалоб лица.
    • Если ответ подготовлен от имени компании, следует поставить на нем оттиск печати.

    Важно: не получив удовлетворения своих претензий, автор жалобы может обратиться в учреждения, уполномоченные контролировать деятельность хозяйствующих субъектов (Роспотребнадзор, службы, осуществляющие защиту прав потребителей, и т.д.). Кроме того, может быть подан иск в суд.

    Написание правильного претензионного письма

    • Дату, подпись, печать организации.

    На претензию следует отвечать в установленные сроки. Ответ также целесообразно отправлять тем же способом, которым было отправлено претензионное письмо. Всем организациям, а также частным лицам, намеревающимся предъявить претензию, нужно знать, что:

    1. текст претензии должен быть ясным и понятным для контрагента;
    2. она должна содержать определенное требование об устранении нарушения, а не абстрактные формулировки;
    3. по правилам делового оборота, на большинство претензий предлагается ответить в течение 10 дней;
    4. в письме должны быть указаны реквизиты сторон и контактная информация;
    5. к претензии нужно приложить копии документов, которые могут служить доказательствами.

    Составить претензию гораздо легче, чем исковое заявление, но это не значит, что к ее написанию нужно отнестись легкомысленно.

    Чтобы исправить допущенный недочет, мы уже выслали Вам недостающую книгу. В знак нашего сожаления о случившемся, к посылке прилагается сертификат на 15% скидку на все последующие покупки в нашем Интернет-магазине и книга-подарок. 7. Проявите желание помириться. Позвольте еще раз принести Вам свои извинения. Надеемся, что случившееся недоразумение не помешает Вам и дальше оставаться нашим клиентом. Ответ на необоснованную претензию Необоснованная претензия незаслуженно обвиняет в чем-то или же обвиняет недостаточно аргументированно. Если поступает необоснованная претензия, необходимо в деловом письме сообщить, что Вы не виноваты и отстоять свои интересы. При этом желательно еще сохранить деловые отношения и с адресатом. Нельзя с адресатом спорить, пререкаться – ведь он и так уже недоволен и может разорвать с вами отношения. Рассмотрим ситуацию.Не исключено также, что дело получит огласку в прессе, что не улучшит вашу деловую репутацию. Поэтому при подготовке ответов на необоснованные жалобы необходимо уделять особое внимание мотивам отказа в удовлетворении претензий и указывать ссылки на нормативные акты, договоры и другие документы. Образец ответа на жалобу Предлагаем воспользоваться одним из собранных нами примеров ответов на жалобы.

    Важно

    Они помогут вам упростить задачу подготовки письма и не упустить при его оформлении обязательные реквизиты. При получении жалобы крайне важно четко придерживаться процедуры ее рассмотрения и грамотно составить ответ. От этого зависит ваша деловая репутация и дальнейшие взаимоотношения с клиентурой.

    Кроме того, некачественное рассмотрение обращений граждан может привести к проблемам с проверяющими органами и негативным судебным решениям.

    plusbuh.ru