Как написать объяснительное на работе: Объяснительная записка – образец 2023

Как писать объяснительную записку на работу

При возникновении проблем или сбоев в рабочем процессе руководство может затребовать объяснительную. От того, насколько обоснованными и грамотными будут объяснения, зависит, будет ли работник привлечен к дисциплинарной ответственности. Как правильно написать объяснительную на работе — читайте в этой статье.

Содержание   Причины объяснительных на работе Виды объяснительных записок Объяснительная на работе: как правильно составить

Скачайте образцы документов для работы:
	Бланк акта о непредоставлении письменного объяснения
	Образец объяснительной об опоздании на работу
	Образец объяснительной об отсутствии на рабочем месте
	Образец объяснительной об ошибках в работе

Причины объяснительных на работе

Объяснительная записка — важный элемент в процедуре применения дисциплинарных взысканий. Работодатель обязан запросить письменное объяснение у сотрудника, нарушившего трудовую дисциплину, прежде чем назначить наказание (ст. 193 ТК РФ).

Как правильно составить приказ о дисциплинарном взыскании читайте в нашем материале.

Обратите внимание! Объяснительная записка, в отличие от служебной и докладной, не пишется по собственной инициативе, а только после письменного распоряжения начальника.

Не всегда запрос объяснений связан с приказом о дисциплинарном взыскании. Иногда руководитель просто хочет выяснить, почему произошла та или иная ситуация. При наличии уважительных причин и небольшом проступке наказания не последует. В противном случае его можно будет оспорить в суде как необоснованное.

Таким образом, документ понадобится составить в тех случаях, когда сотрудник организации должен объяснить причины своего действия или происшествия на работе, в котором он был непосредственным участником. Важно, что этот факт или событие обязательно несет негативный характер (Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации, Росархив, ВНИИДАД. 2014 г.).

Бланк акта о непредоставлении объяснительной на работе — скачать здесь

Важно! Иногда работники считают, что объяснительная записка означает признание своей вины. Поэтому они могут игнорировать ее написание, надеясь таким образом избежать наказания. На самом деле отказ от написания записки как раз лишает возможности оправдаться или прояснить ситуацию и никак не мешает работодателю применить дисциплинарное взыскание. В таких случаях отделу кадров достаточно составить соответствующий акт (ч. 2 ст. 193 ТК РФ).

Виды объяснительных записок

В законодательстве нет утвержденного перечня типов объяснительных. По своему содержанию их можно условно разделить на два вида:

1. Оправдания в связи с нарушениями правил организации и трудовой дисциплины. Например, объяснительная записка об отсутствии на рабочем месте, о срыве сроков для отчета.
2. Пояснения при расследовании обстоятельств, в которых составитель записки участвовал как свидетель. Например, если спорная ситуация касается нескольких сотрудников и руководитель пытается выяснить, кто был инициатором.

Читайте в нашей статье о правилах составления и хранения докладной записки.

Обратите внимание! Объяснительная записка наряду с докладной и служебной — внутренний документ компании, который обязательно нужно регистрировать в журнале учета входящей корреспонденции (Рекомендации Росархива по ведению делопроизводства в организации от 31.12.2003 года). Все документы о нарушении внутреннего распорядка хранят 1 год, дисциплины труда — 3 года (пп. 382, 383 Перечня типовых архивных документов).

Наиболее распространены в служебной практике объяснительные за опоздание на работу или прогул. Чтобы не понести наказание в таких случаях важно доказать, что у проступка были уважительные причины. Лучше всего прикрепить к записке документы, подтверждающие непреодолимые обстоятельства: справку о ДТП, больничный лист или даже распечатка прогноза погоды, если причиной опоздания стал природный катаклизм.

Пример объяснительной записки о прогуле можно скачать здесь

Иногда документ может понадобиться для отмены приказа или перерасчета в бухгалтерии. Так, если работника отправили на семинар, но принимающая сторона отменила мероприятие, обоснованием расходов на проезд или гостиницу станет объяснительная записка. На ее основе руководитель составляет приказ об учете затрат как понесенных по уважительной причине.

Объяснительная на работе: как правильно составить

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) содержит форму только для одного вида объяснительной — о нарушении трудовой дисциплины (0286091), так как она является неотъемлемой частью оформления приказа о дисциплинарном наказании. В целом строгих требований по составлению документа нет. Главное, чтобы он был составлен по форме, типовой для организации.

Как написать объяснительную записку:

1. В шапке документа укажите адресата и название организации, а также свою должность и ФИО. Адресат — лицо, которое потребовало объяснения. Имейте в виду, что запрашивать объяснительную может только непосредственный начальник работника или глава компании. Кому подчиняется работник, можно узнать из должностной инструкции или организационной структуры организации.
2. В заголовке документа напишите «Объяснительная записка» с большой буквы или полностью заглавными буквами.
3. В первой части текста кратко опишите ситуацию, которая послужила причиной для составления записки. 
4. Во втором абзаце приведите убедительные аргументы, которые могут оправдать ваши действия. Если уважительной причины для проступка нет, лучше не придумывать факты, которые не удастся доказать. В таком случае уместна формулировка “по личным обстоятельствам” или признание своей вины.
5. Пишите кратко и четко, в официально-деловом стиле без лишних эмоций. Помните, что выводы и рекомендации по решению проблемы в объяснительной записке на работу неуместны.
6. Если у вас есть документы, которые подтверждают уважительные причины для нарушения, приложите их к объяснительной.
7. В конце документа поставьте подпись с расшифровкой и дату его составления. Необходимо, чтобы дата была в рамках обозначенного законом срока.

Важно! На написание объяснительной дается два рабочих дня (ст. 193 ТК РФ). Если работник в это время болеет или находится в отпуске, дни продлевают до его выхода на работу. До истечения этого срока нельзя запускать процесс дисциплинарного взыскания или составлять акт об отказе.

Закон не регулирует форму составления записки: ее можно писать от руки или в печатном варианте. Но, исходя из судебной практики, рекомендуем запрашивать собственноручные объяснения. Это исключит подозрения в подмене документа.

Как правильно написать объяснительную, чтобы не наказали

• Что такое объяснительная записка
• Юридическое значение объяснительной
• Психологическое значение объяснительной
• Процедура привлечения к ответственности
• Структура объяснительной
• Как грамотно написать объяснительную записку
• Особенности отдельных объяснительных
  • Технический сбой
  • Невыполнение плана
  • Производственная травма

• Срок хранения объяснительных записок

Что такое объяснительная записка

Объяснительная записка — это письменный рассказ работника работодателю о каком-либо факте. Работник раскрывает причины отсутствия на работе, опозданий и иных нарушений дисциплины труда, невыполнения рабочих нормативов. Упоминание о письменном объяснении есть в Трудовом кодексе РФ.

По видам записки условно можно разделить на:

• Описательную. Здесь работник описывает конкретную ситуацию, действия других сотрудников. Это напоминает показания свидетеля, которые работодатель учитывает при изучении какого-то инцидента.
• Оправдательную. Здесь работник описывает свои действия и бездействие, раскрывает их причины.

Устали после тяжелого рабочего дня? Подарите себе эмоции и сходите по магазинам! А с помощью карты «Халва» покупки будут особенно выгодными.

Карта «Халва» — универсальный финансовый инструмент. Используйте свои средства, получайте кешбэк с покупок до 10% и доход на остаток собственных средств по карте до 12%, а также открывайте вклады под выгодный процент. Вы можете взять заемные средства и потратить их на покупки в рассрочку 10 месяцев или больше, если оформите подписку «Халва.Десятка». Оформите Халву в пару кликов, и курьер привезет ее вам!

Юридическое значение объяснительной

Объяснительная в юридическом смысле — это палочка-выручалочка работника. С ее помощью он может рассказать своему боссу, почему нарушил трудовую дисциплину. Если объяснения будут подкреплены доказательствами, то работник может избежать дисциплинарного взыскания, вплоть до увольнения «по статье».

Если работник не хочет писать объяснительную в течение двух рабочих дней с момента уведомления работодателя, об этом составляют акт.

Важно! Отказ от написания объяснительной записки не влияет на дисциплинарное взыскание: то есть работодатель может объявить замечание, выговор или даже уволить работника. При этом отсутствие или наличие объяснений никак не влияет на решение работодателя.

Объяснительная может спасти от увольнения за прогул.

Валерий ехал на работу. На одной из остановок он увидел женщину, которой было плохо. Он отвез ее в больницу на другой конец города, из-за чего опоздал на работу больше чем на 4 часа. Если работник отсутствует на работе столько времени без уважительной причины, фиксируют прогул.

Работодатель потребовал сотрудника объяснить ситуацию. Валерий все рассказал, а к объяснениям приложил справку из больницы. Работодатель решил не наказывать Валерия, так как он отсутствовал по уважительной причине.

Объяснительная записка — инструмент защиты против произвола работодателя. К примеру, работник опоздал на работу по уважительным причинам. Но работодатель все равно объявил ему замечание. Работник, имея на руках объяснительную, может оспорить действия работодателя в суде, в Комиссии по трудовым спорам или подать жалобу в Федеральную инспекцию труда, прокуратуру.

Если же работник не предоставит объяснения, то велик риск, что действия работодателя суд признает законными.

Психологическое значение объяснительной

Отсутствие объяснительной многие работодатели расценивают негативно. Так работник показывает, что игнорирует правила, а также не хочет сгладить конфликт.

Если же работник в объяснительной записке признал вину в невыполнении должностных обязанностей, пообещал работодателю не повторять подобных нарушений и извинился за содеянное, то больше шансов на мягкую реакцию начальства.

Например, вместо выговора или увольнения работодатель объявит работнику замечание или вовсе ограничится устным неформальным предупреждением.

При этом нужно помнить, что работник вправе не писать объяснительную записку. Подготовка документа — это право, а не обязанность сотрудника. И иногда более правильным решением может быть игнорирование требования работодателя.

Процедура привлечения к ответственности

В отличие от работника работодатель обязан запросить объяснения у работника. Чтобы избежать риск последующего обжалования, лучше сделать это в письменном виде.

Для начала работодатель фиксирует нарушение. Для этого он составляет акт, где подробно описывает обстоятельства того или иного события, например, опоздания работника. С актом о нарушении трудовой дисциплины работодатель обязан знакомить работника под роспись.

Уже потом работодатель предлагает объяснить сложившуюся ситуацию, вручив уведомление работнику лично или направив всеми доступными способами: почтой, e-mail, смс, мессенджерами. Так работодатель покажет свою добросовестность.

Срок на дачу объяснений — минимум два рабочих дня. Дата отправки уведомления не входит в этот срок, надо считать со следующего рабочего дня. Например, если работник уходит в отпуск на следующий день, то он может спокойно его отгулять, а уже потом составить объяснительную.

Если работник не хочет писать объяснения, работодатель фиксирует отказ от дачи объяснений в специальном акте, с которым знакомит работника.

После получения объяснений работодатель решает, привлекать ли работника к дисциплинарной ответственности. Срок на взыскание — месяц со дня обнаружения проступка (6 месяцев, если это неисполнение обязанностей по борьбе с коррупцией и 2 года, если нарушение выявили по результатам ревизии). При этом отпускные и больничные дни работника не входят в данный промежуток времени.

За один проступок работодатель применяет одно взыскание.

Среди работодателей есть расхожее мнение, что можно накопить объяснительные записки и акты о нарушениях, а потом показать их работнику, чтобы убедить уволиться или уволить самому. Однако закон так не работает: если за месяц работодатель не применил взыскание, то даже если работник будет трижды виноват, наказать его не получится. Момент упущен.

Структура объяснительной

К объяснительной закон не предъявляет никаких требований. При этом в локальном нормативном акте работодателя может быть типовой бланк объяснительной. Если его нет, составляйте объяснительную сами. Включайте туда следующие реквизиты:

• Вводную часть

Здесь укажите наименование организации или ИП. Если это фирма, пишите объяснительную на имя ее руководителя, указывая должность и ФИО.  Также укажите: ОГРН, ИНН, КПП, адрес организации. У ИП достаточно указать ОГРНИП и адрес.

Напишите, от кого будет объяснительная: ФИО, должность и структурное подразделение. Также укажите контактные данные для связи.

• Описательную часть

Изложите обстоятельства случившегося, когда, что и где произошло по вашей версии. Опишите свои действия, а также последствия от них.

• Мотивировочную часть

Опишите причины, по которым вы совершили нарушение трудовой дисциплины и почему вы считаете себя невиновным.

• Просительная часть

Это необязательная часть, но на практике работники просят не применять к ним дисциплинарное взыскание.

• Иные реквизиты

Зафиксируйте название обращения – «объяснительная». Также укажите дату и место составления документа. Если есть реквизиты акта о нарушении трудовой дисциплины, укажите их как причину составления объяснительной. В конце поставьте подпись и впишите ее расшифровку.

• Приложения

Обычно сюда входят справки, заключения и прочие доказательства, подтверждающие невиновность работника. Для удобства работодателя постарайтесь сослаться на эти документы в тексте, чтобы он понимал, почему вы их приложили.

Как грамотно написать объяснительную записку

Составляйте объяснительные с учетом рекомендаций:

• Пишите по существу

Длинные лирические отступления не интересуют работодателя. Излагайте суть и причины произошедшего и просите не применять к вам взыскания. Помните о негласном правиле: «Руководитель не хочет читать больше одной страницы текста».

• Не надо упоминать иные компрометирующие ситуации

Например, не стоит рассказывать о чем-то не сделанном или упоминать, что собирались в бар. Такие упоминания могут выставить работника не в лучшем свете, а еще стать поводом для отдельного разбирательства.

• Не перекладывайте вину

Не стоит винить в случившемся коллег. Если виноваты, возьмите на себя ответственность. Работодатель применит взыскание, но оценит вашу объективность.

• Не допускайте ошибок

Постарайтесь оформить объяснительную грамотно. Если допустили ошибку, не исправляйте ее в текущем тексте. Лучше перепишите его. Руководитель вряд ли оценит исчерканную объяснительную записку.

• Прикладывайте доказательства

Если ссылаетесь на какой-то факт, старайтесь его подтвердить. Доказательством не обязательно должен быть документ. Это могут быть и пояснения свидетелей, фото и видеоматериалы.

• Не указывайте заведомо неуважительные причины

Если вы ходили по личным делам, не стоит об этом писать. Так вы поставите себя в заведомо проигрышное положение и вызовете недовольство работодателя. Лучше признайте в объяснительной факт отсутствия на рабочем месте «по личным обстоятельствам» и пообещайте, что в будущем это не повторится.

Удержание из заработной платы сотрудника: как правильно оформить

Особенности отдельных объяснительных

Есть примеры объяснительных для типовых ситуаций, по которым существуют свои рекомендации.

Технический сбой

Если произошел технический сбой, опишите его подробно: когда и как подвела техника. Также можно запросить подтверждение сбоя компьютера или программы у IT-специалиста организации.

Если причина ошибок — плохая работа программ, то это повод освободить вас от ответственности.

Причем работодатель, скорее всего, войдет в положение, если после сбоя программы вам что-то пришлось делать вручную, например, считать отпускные.

Невыполнение плана

Здесь лучше занимать проактивную позицию и предупреждать работодателя заранее: например, если коллега уволился и вы получили часть его задач на время поиска нового сотрудника, то сразу предупредите работодателя о сложностях при выполнении собственного плана.

Если не сделали этого заранее, то данное обстоятельство стоит изложить в объяснительной.

А вообще, если такая ситуация происходит, работник не должен исполнять чужие обязанности. Он выполняет только то, что есть в его трудовом договоре и должностной инструкции.

Вам удается сохранять часть зарплаты каждый месяц? Вы можете открыть вклад в Совкомбанке и разместить деньги под выгодный процент.

Заставьте свои сбережения работать и приносить вам пассивный доход! В Совкомбанке есть линейка вкладов с гибкими условиями — вы сможете подобрать подходящий вариант. Высокая ставка убережет деньги от инфляции и поможет быстрее накопить на крупные покупки. Подайте заявку онлайн!

Производственная травма

Это тот случай, когда объяснительная записка описательная, а не оправдательная. При этом составить ее необходимо, иначе человек рискует не получить выплату.

Часто документ нужен для установления несчастного случая на производстве: работник и свидетели случившегося подробно описывают произошедшие события.

На основании их позиции специальная комиссия принимает решение о выплате работнику: ее размер 100% среднего заработка на период временной нетрудоспособности до момента выздоровления или пока не будет признана стойкая утрата профессиональной трудоспособности.

Важно! Несчастный случай должен произойти в рабочее время и при исполнении должностных обязанностей. Если что-то случилось дома, что отражено в объяснительной записке, выплату не начислят.

Срок хранения объяснительных записок

Про срок хранения непосредственно «объяснительных записок» в приказе Росархива ничего не пишут. Зато есть докладные и служебные записки:

• о нарушениях трудового распорядка хранят 1 год;
• о дисциплине труда хранят 3 года.

Что такое рабочее время и нормированный рабочий день

Резюмируем:

• Объяснительная записка — рассказ работника работодателю о произошедшем событии и его причинах (например, неявке на работу).
• Документ бывает двух видов: описательный и оправдательный.
• Составлять объяснительную записку — это право сотрудника. А вот работодатель обязан запросить письменные объяснения, чтобы потом привлечь работника к ответственности.
• Работнику на подготовку ответа дают не меньше двух рабочих дней, а взыскание применяют в течение месяца. Перед запросом объяснений сотрудника знакомят с актом о нарушении трудовой дисциплины.
• Объяснительная записка помогает работнику, особенно если он не виноват в нарушении.
• Закон не предъявляет требований к структуре объяснительной записки. Такие требования могут быть в ЛНА организации. Обычно структура документа включает вводную, описательную, мотивировочную и просительную части и приложения.
• При составлении объяснительной записки пишите по существу, излагайте достоверные сведения, не перекладывайте вину и не допускайте ошибок в оформлении.

По личному опыту автора, организации редко запрашивают объяснительные. В основном вопросы с опозданиями и другими нарушениями решают с помощью устных замечаний. А еще не надо бояться говорить руководителю, что не справляетесь со своими обязанностями по не зависящим от вас причинам. Лучше работодатель будет понимать, что вы не успеете сдать проект в срок, заранее, чем потом в экстренном порядке искать выход из сложившейся ситуации.

Ну и в заключение мы предлагаем для наших читателей образец объяснительной записки.

Руководство по написанию объяснительного письма

Ниже приведены примеры причин, по которым вам может потребоваться предоставить объяснительное письмо.

В вашем кредитном отчете есть отрицательные пункты

Кредиторы должны знать, что у вас нет проблем с управлением своими финансами. Отрицательные пункты в вашем кредитном отчете могут вызвать тревогу у андеррайтеров, которые могут предположить, что у вас есть трудности с оплатой счетов. Возможно, вам потребуется предоставить письмо с объяснением любых негативных моментов в вашем кредитном отчете, включая пропущенные платежи, просроченные кредиты, обращение взыскания или изъятие права собственности.

Письмо должно содержать объяснение негативного события, дату, когда оно произошло, имя кредитора и номер вашего счета. Он также должен включать объяснение того, почему вы не видите, что эта проблема возникает снова.

Вы живете без арендной платы

История платежей по аренде или ипотеке показывает кредитору, что вы способны вовремя оплачивать расходы на жилье. Если вы где-то жили бесплатно, например, в доме ваших родителей, вам нужно будет доказать это своему кредитору объяснительным письмом от владельца дома, а не от вас.

В письме домовладелец должен указать, что в настоящее время вы проживаете в его доме бесплатно, и указать, как долго вы это делаете. Убедитесь, что они также подписали письмо и поставили дату.

У вас есть доход или убыток от собственности на ферме

Когда дело доходит до определения стоимости дома, другое строение на участке не может быть основной причиной такой стоимости. При этом некоторые кредиторы, в том числе Rocket Mortgage ^® , не финансируют фермы.

Если у вас есть доход или убыток от фермерского имущества, указанный в Приложении F ваших деклараций о подоходном налоге, вы должны предоставить объяснительное письмо, в котором говорится, что ферма не находится в собственности, которую вы покупаете. Он также должен включать адрес фермы, связанной с доходом или убытком, поскольку андеррайтер не может получить эту информацию из ваших налоговых документов.

У вас большие перерывы в трудовой деятельности

Вам нужен стабильный и надежный доход, чтобы не отставать от ипотечного кредита, поэтому длительные перерывы в безработице могут сделать вас более рискованным клиентом. Для VA и больших кредитов ваш кредитор может потребовать письмо с объяснением пробелов в безработице в течение последних 2 лет. Письмо требуется только тогда, когда указанные промежутки превышают 30 или 60 дней, в зависимости от типа кредита.

Вам нужно будет объяснить, что произошло, так как есть много причин для таких пробелов, в том числе рождение ребенка, возвращение к образованию, уход за членом семьи, неудача в бизнесе, сокращение штата, массовые увольнения из-за пандемии COVID-19. , работа не по найму или сезонная работа и многое другое. Если вы смогли продолжать выполнять свои финансовые обязательства в течение этого времени, включите и эту информацию.

Помните, что объяснительное письмо — это, в конечном счете, инструмент, который помогает продемонстрировать, что вы являетесь квалифицированным покупателем. Заполнив эти и другие пробелы в своем финансовом положении, вы можете повысить свои шансы на одобрение ипотечного кредита и быстрее начать поиск нового дома.

Лучшее письмо с объяснением ошибки на работе Шаблоны и советы по написанию |ResumeBuilder

Написать письмо с извинениями не всегда легко. Вам нужно найти способ признать свою ошибку, сохранив при этом свой опыт. Люди нередко допускают ошибки, поэтому вам стоит привыкнуть к написанию такого профессионального письма. Чувствуете ли вы смущение из-за совершенной ошибки или считаете, что не должны извиняться, может быть трудно подобрать нужные слова. Неправильные слова могут привести к тому, что ваш начальник сочтет извинения неискренними, что может негативно сказаться на вашей карьере. Если вы обнаружите, что вам нужно извиниться за что-то на работе, возможно, лучше просмотреть какое-нибудь письмо с объяснением ошибки на работе, чтобы получить лучшее представление о формулировках, которые вы должны использовать. Прочитайте пример и советы по написанию, которые помогут вам составить собственное эффективное письмо.

Письмо с объяснением ошибки на работе Шаблон

Ниже приведено письмо, написанное Малачи Джонсом, работником типографии, своему боссу Фелиции Дэй. Малахия случайно напечатал документ, который кто-то подделал. Покупательница, г-жа Ленде, была глубоко оскорблена добавленной фразой и решила заняться своим бизнесом в другом месте. Малахия не считает, что ошибка произошла полностью по его вине, но он отлично справляется с признанием того, что пошло не так, в своем письме.

Дорогая мисс Дэй,

Вчера я печатал информационный бюллетень миссис Ленде. Мы уже вместе просмотрели готовый документ, поэтому я был уверен, что быстро напечатаю проект. Я знаю, что нам нужно распечатать один образец и просмотреть его в последний раз, чтобы убедиться, что все в порядке. Тем не менее, я нерешительно сделал этот шаг. На самом деле я сделал это так плохо, что не заметил добавления очень оскорбительной фразы в слоган рассылки. Когда миссис Ленде пришла забрать свои отпечатки, она сразу же заметила перемену. Она отказалась платить за товар и сказала, что больше не вернется в наш магазин.

Хотя я не знаю, кто внес изменения в документ, я знаю, что должен был заметить ошибку во время моего окончательного просмотра. Мне жаль, что мы потеряли постоянный бизнес миссис Ленде из-за моей небрежности. Я готов помочь вам в любом случае, чтобы вернуть ее бизнес. На самом деле, я заплачу за печать следующих двух информационных бюллетеней из своей собственной зарплаты.

Надеюсь, вы простите меня за ущерб, который я причинил. С этого момента я буду стремиться тщательно проверять все задания, чтобы этого больше не повторилось.

С уважением,

Малачи Джонс

Как написать письмо с объяснением ошибки на работе

Письмо с объяснением ошибки на работе должно не только информировать работодателя о том, что пошло не так, но также должно содержать ваши извинения. Будьте осторожны, создавая такое письмо с извинениями. Не перекладывайте вину на кого-то другого и не пытайтесь объяснить свою ответственность.

Сначала объясни своему боссу, что пошло не так. Постарайтесь быть максимально кратким, но при этом дать четкое представление о ситуации. Затем сосредоточьтесь на своей роли в ошибке. Даже если вы смущены или чувствуете, что кто-то другой должен разделить вину, важно, чтобы вы дали понять своему начальнику, что понимаете, что должны были сделать что-то другое, чтобы избежать ситуации. В шаблоне объяснительного письма об ошибке в работе явно подчеркивается его роль в несчастном случае с печатью, т. Е. Он должен был более тщательно просмотреть информационный бюллетень, прежде чем отдать его заказчику.

Затем обязательно озвучьте свои сожаления. Взять на себя ответственность — это одно, но вы должны убедиться, что ваш работодатель понимает, что вы расстроены ошибкой, которую вы совершили, и сделает все, что в ваших силах, чтобы это больше не повторилось. После этого следует предложить какой-то способ исправить ситуацию. В образце Малахи говорит своему боссу, что заплатит за следующие два полиграфических проекта клиента в надежде вернуть ее бизнес в магазин.

Наконец, вы можете закончить на сильной ноте и напрямую попросить прощения у своего босса. Опишите возможные последствия вашей ошибки. Давая вашей аудитории понять, что вы ожидаете каких-то последствий за то, что пошло не так, вы даете понять, насколько сильно этот инцидент повлиял на вас.

Чего следует избегать в объяснительном письме об ошибке на работе

Самая большая ошибка, которую вы можете совершить в этом письме, — уклонение от ответственности. Возможно, вы захотите извиниться за чужие чувства, а не дать понять, что сделали что-то не так. Например, Малахия не сказал: «Мне очень жаль, что миссис Ленде обиделась на эту ошибку». Вместо этого он признал свою ответственность, приписав потерянный бизнес своей небрежности. Преуменьшение своей роли в том, что пошло не так, может создать впечатление, что вам на самом деле наплевать на последствия ошибки. Это может даже привести к тому, что ваш начальник сочтет ваши извинения неискренними, что может поставить под угрозу вашу работу.

Еще один способ уклониться от ответственности — обвинить коллегу. Однако для этого настроения нет места в вашем письме. Вы никогда не должны пытаться преуменьшить свою роль в ошибке, говоря, что это была чья-то вина.

Вам также следует стараться не слишком сосредотачиваться на прощении, которого вы ищете. Хотя можно упомянуть, что вы надеетесь, что ваш работодатель сможет простить вас, на самом деле это одна из наименее эффективных частей извинения. Вместо того, чтобы сосредоточиться на прощении, которого вы хотите, укажите, как вы планируете помочь исправить ситуацию самостоятельно.

Как действовать после отправки письма с объяснением ошибки на работе

После того, как вы передали письмо с извинениями своему работодателю, может потребоваться беседа с глазу на глаз. Позвольте вашему боссу задавать вопросы о ситуации. Вы также должны обязательно обсудить свои идеи по исправлению ошибки. Например, если бы вы были в такой же ситуации, как Малачи, вы могли бы спросить своего начальника, согласен ли клиент вернуться за двумя бесплатными месяцами распечаток информационного бюллетеня. Наконец, обязательно обсудите потенциальные последствия, с которыми вы можете столкнуться из-за своей ошибки. Эта последующая встреча поставит вас и вашего босса на одну страницу.

Еще одним преимуществом личной консультации является то, что вы можете ясно показать своему работодателю, что вы искренне чувствуете. Иногда сложно передать эмоции в письме. Если ваш работодатель увидит, что вы действительно огорчены ошибкой, он или она сможет простить вас.

Top 5 Письмо с объяснением ошибки на работе Написание выводов

1. Возьмите на себя ответственность за свои действия

Четко объясните, что вы сделали или не сделали, что стало причиной ошибки. Независимо от того, что вы сделали, признание в этом может показать вашему работодателю, насколько вы профессиональны. Да, ошибки могут показаться непрофессиональными, но требуется определенный уровень зрелости, чтобы признать, что вы сделали что-то не так.

2. Не сосредотачивайтесь на чьей-либо роли в ошибке

Считаете ли вы, что кто-то из ваших коллег должен разделить вину? Или, может быть, вы думаете, что клиент был слишком чувствительным? Включение этих чувств в ваше письмо создаст впечатление, что вы пытаетесь объяснить ошибку. Не зацикливайтесь на чужой роли. Вместо этого просто посмотрите на то, что вы сделали.

3. Расскажи немного предыстории

Если сразу перейти к извинениям, начальнику может быть трудно понять, что произошло. Вместо этого вам нужно объяснить, как возникла ошибка. Может возникнуть соблазн использовать эту предысторию в качестве оправдания своих действий, но делать этого не следует.

4. Составьте план

Вы не можете исправить каждую ошибку. Важно это осознавать. Однако, если инцидент, который вы вызвали, имеет решение, вы должны упомянуть о своей готовности помочь исправить его. Вы можете предложить заплатить за сломанное оборудование или обсудить возможные последствия ваших действий.