Как определить общий фонд заработной платы: формула расчета на 2023 год

чем отличается от ФОТ и как его анализировать

Заработная плата сотрудников — одна из самых больших статей расходов у любого работодателя. Чтобы верно оценить результаты финансовой деятельности компании в целом, важно проанализировать этот показатель: выполняется ли план производства и продаж и есть ли при этом перерасход или экономия по оплате труда, растет ли зарплата в среднем по компании или нет и как это отражается на финансовых результатах. Из статьи узнаете, что включает в себя зарплатный фонд, чем он отличается от ФОТ и как его анализировать.

Содержание   Что такое фонд заработной платы и чем он отличается от фонда оплаты труда Зачем нужны данные фонда заработной платы и фонда оплаты труда работников Как планировать размер фонда заработной платы и ФОТ Необходимые условия для анализа заработной платы Как провести анализ фонда заработной платы

Скачайте образцы документов для работы:
	Алгоритм анализа фонда заработной платы

Что такое фонд заработной платы и чем он отличается от фонда оплаты труда

Фонд заработной платы — сумма расходов на оплату труда, это те деньги, которые платят сотрудникам за выполнение их трудовых обязанностей.

Иногда путают аббревиатуры ФЗП (фонд заработной платы) и ФОТ (фонд оплаты труда), Эти понятия очень похожие, но это не одно и то же. ФЗП — это часть ФОТ, в которую входят только те выплаты, которые положены сотрудникам за выполнение трудовых обязанностей. Это суммы зарплаты до вычета налогов за расчетный период, премии и компенсации, связанные с условиями труда. Любые социальные выплаты в фонде заработной платы не учитываются.

Читайте о том, как оформить премии работникам и как лишить поощрения.

Во многих источниках, в том числе и нормативных документах, можно встретить другое представление ФЗП и ФОТ. Например, в Приказе Росстата от 24.11.2021 № 832 говорится, что Фонд заработной платы — это суммы, начисленные за труд в денежной и неденежной форме за отработанное и неотработанное время, единые поощрительные и другие выплаты, а также компенсация питания и проживания, если это носит систематический характер. Хотя этот приказ уже утратил силу.  

Данные ФЗП учитывают в основном при планировании расходов, а ФОТ используют, когда составляют отчетность, либо их могут запрашивать налоговая или трудовая инспекция при проверках. 

Обычно фонд заработной платы устанавливает руководитель компании с помощью кадровой службы и финансистов. В крупных организациях этим занимается планово-экономический отдел. Документ, в котором отражается фонд заработной платы — это штатное расписание.

Подробнее о том, можно ли отказаться от штатного расписания.

Когда компания планирует расходы на персонал, она не ограничивается только ФЗП. Сотрудникам выдают отпускные, когда они идут отдыхать, также оплачивают первые три дня больничного, компенсируют проезд, питание, медосмотры, иногда выдают тринадцатую зарплату в конце года как поощрение. Это тоже следует учитывать, хотя эти суммы выплачиваются не за выполнение рабочих обязанностей. Есть еще ряд других расходов, связанных с персоналом, но к вознаграждению за труд они не относятся. Все они формируют фонд оплаты труда.

Отсюда вытекает главное отличие ФЗП от ФОТ:

Различия между фондом оплаты труда (ФОТ) и фондом заработной платы (ФЗП) ФЗП = Зарплата + Премия + Доплаты за труд ФОТ = ФЗП + Социальные выплаты и компенсации + Поощрительные доплаты + Прочие выплаты, не связанные с трудом

Зачем нужны данные фонда заработной платы и фонда оплаты труда работников

Если руководство компании знает, состав фонда заработной платы и фонда оплаты труда, то это дает возможность вести более эффективное планирование. 

С помощью данных о размере ФОТ и ФЗП работодатель может:

• анализировать расходы на зарплату по подразделениям и по всей компании, это помогает вовремя скорректировать «слабые места» и избежать текучки кадров или существенно сократить ее;
• правильно рассчитывать себестоимость продукции и определять конечную цену;
• оценивать эффективность работы компании в целом и находить пути снижения затрат.

Для бухгалтерии эти сведения нужны, чтобы корректно заполнить статистическую отчетность. Также информацию могут запросить банки с целью проверить надежность компании, если та обратится по вопросам кредитования.

Как планировать размер фонда заработной платы и ФОТ

Если компания не планирует проводить масштабные кадровые мероприятия, такие как сокращение штата, то фонд зарплаты можно спланировать, основываясь на фактических показателях. 

Например, по окладникам рассчитывают так:

ФЗП годовой по окладу = средний заработок за месяц * среднесписочную численность за месяц * 12 месяцев.

Для тех, у кого часовая ставка, формула будет следующая: 

ФЗП (с оплатой за час) = ставки всех таких работников в сумме * количество рабочих часов в году + доплаты за ночное время и компенсации за труд. 

Для сдельщиков: 

ФЗП (по сдельной оплате) = Ставка за единицу продукции * выпускаемый за год объем + Надбавки и премии.

Чтобы спланировать расходы по подразделениям, отдельно рассчитывают ФЗП на рабочих и служащих.

ФОТ планировать сложнее, потому что заранее нельзя предсказать, какие будут выплаты: сколько работников заболеет, поедет в командировки или уйдет в декрет. Поэтому при составлении бюджета закладывают определенный норматив, чаще всего это процент от плановой выручки. 

Необходимые условия для анализа заработной платы

Чтобы работодатель мог оценить, достаточно ли у него персонала, какой реальный уровень расходов на зарплату в общей сумме и на основании этого построить эффективную систему оплаты труда, ему нужно проанализировать зарплатные показатели.

Для полноценного и качественного анализа нужно соблюдать несколько условий:

• в компании должны быть ЛНА, касающиеся зарплаты: положение об оплате труда и о премировании, ПВТР, штатное расписание. Также в учетной политике нужно отразить, как будет учитываться и куда относиться вознаграждение за труд.  

Во многих компаниях этими локальными актами просто пренебрегают, поэтому бывает трудно разобраться в начислениях. Особенно это касается вопросов премирования, когда руководитель хочет поощрить одних сотрудников и несправедливо обделяет других. Без четких ЛНА трудно обосновать правомерность начисления таких выплат;

• во всех внутренних регламентах, касающихся оплаты труда, информация должна быть одинаковая. Хотя бы в штатном расписании, трудовых договорах и зарплатных ведомостях должны быть одинаковые цифры. Но на практике часто суммы разнятся, опять же потому что по желанию руководства выплачиваются какие-либо надбавки, не отражающиеся в нормативных актах компании;
• вознаграждение за труд должно начисляться и учитываться в соответствие с законодательством. В большинстве организаций зарплату платят в соответствие с Трудовым кодексом и другими законами РФ, но все равно еще достаточно тех, кто использует «серые» схемы.

Если эти условия не соблюдаются, то сложно проводить аналитику, составлять прогнозы и планировать бюджет компании. 

Как провести анализ фонда заработной платы

Когда говорят про анализ фонда заработной платы, чаще всего подразумевают не анализ отдельно ФЗП, а анализ ФОТ, это позволяет оценить ситуацию с расходами на зарплату в целом, комплексно.

При анализе выявляют факторы, которые оказывают максимальное влияние на изменение зарплатных показателей. Для этого сопоставляют текущие и плановые цифры, сравнивают их с прогнозными данными, определяют динамику роста или спада и выявляют отклонения. На основе полученной информации делают выводы и разрабатывают рекомендации, чтобы оптимизировать расходы на персонал.  

Прежде всего, стоит определить фактический размер ФОТ, для этого вычисляют объем фонда за предшествующий период или основываются на совокупности показателей бухгалтерской документации. 

В основном выделяют два типа анализа: горизонтальный, который позволяет отследить расходы в динамике, и вертикальный, с помощью которого можно соотнести ФОТ с другими показателями.  

При горизонтальном анализе сравнивают информацию за текущий и прошедший или несколько прошедших периодов, либо фактические и плановые показатели. При вертикальном — анализируют данные в одном периоде и определяют соотношение расходов на оплату труда с другими финансовыми показателями, например, какая сумма выручки или сколько прибыли приходится на рубль зарплатных расходов.

На практике в большинстве случаев экономисты, кадровые специалисты или сами руководители, которые проводят анализ, придерживаются распространенного алгоритма, который можно скачать по ссылке ниже.

Алгоритм, как провести анализ фонда начисленной заработной платы, скачайте по ссылке.

Обратите внимание, в алгоритме – общий анализ части показателей, по которым можно оценить, как используется фонд оплаты труда. В каждой компании анализируют еще ряд факторов и их влияние на оплату труда в отдельной конкретной ситуации.

Разобраться во всех показателях и построить эффективную систему оплаты труда в своей компании вы  сможете после нашего курса «Системы оплаты труда работников».

Фонд оплаты труда в ресторане

Чем отличается ФОТ (фонд оплаты труда) от ФЗП (фонд заработной платы)?
Фонд оплаты труда — это более широкое понятие, которое включает в себя и фонд заработной платы. Буквально, Фонд заработной платы- это оплата труда за отработанное время. А фонд оплаты труда — это ФЗП + премии+бонусы и прочие надбавки.

Структура фонда оплаты труда. Что входит, какие бывают периоды и т. д. Подробный список/пример для кафе и ресторана.

Фонд оплаты труда в ресторанном бизнесе формируется из таких категорий:
— Ставка. Фиксированная оплата труда за утвержденный период времени.
Ставки начисляют:
По месячно ( чаще это топ менеджмент, бухгалтерский отдел, маркетинговый отдел)
По недельно ( линейный персонал)
По сменам ( линейный персонал)
По дням ( линейный персонал)
По часам ( линейный персонал)

— Ставки могут быть двойные, полуторные — за переработку, или работу в выходные дни.

— Премия. Формируется у всех индивидуально. Чаще всего ее сложно прогнозировать, но лучше всего предусмотреть максимально возможную и заложить в план фот. Премии могут начисляться на весь штат сотрудников за выполнение всех планов. Мы чаще всего закладываем 10 % от общего фзп. А уже распределяет ее между сотрудниками — управляющий или директор.

— % . В ресторанном бизнесе встречаются довольно разные бонусы для команды. В зависимости от проекта, от типа заведения, от общего плана продаж, себестоимости блюд и многих других факторов. Часто привязывают к проценту от товарооборота, что не есть всегда правильным решением. Например, когда я работала официантом, в одном ресторане у нас была мотивация.

– процент от личного выторга. И конечно ж мы продавали самые дорогие позиции из меню. А потом оказалось, что не все из них были рентабельными. Так же официанты не всегда имеют открытый доступ к информации о товарообороте, и этот доступ не всегда нужно делать открытым. Поэтому зачастую персонал не доверяет такой мотивации. Так же проценты могут начисляться для персонала, который имеет влияние на конечный финансовый результат. Например на оптимизацию затрат.
В примере приведен расчет начисления процентов для всей команды, и для каждой категории команды он разный и формируется, исходя из различных достижений.

— Ежедневные бонусы. Так же необходимо закладывать в фонд фот. Возможно у вас будет проведена активная вечеринка, и персонал проявит себя с лучшей стороны. Мгновенный бонус будет очень приемлем.

— Не материальная мотивация. Для поддержания командного духа так же необходимо применять такую мотивацию и закладывать затраты на нее. Дни рождения сотрудников, праздники, корпоративы, личные события команды.

Как рассчитать фонд оплаты труда для ресторана? Специфика расчет для общепита.
Для того фтобы рассчитать фот необходимо иметь общий план дохода. Далее стратегию его достижения. И из этого планирования вытекает планирование фот. В среднем в ресторанном бизнесе он составляет от 18 до 27 процентов от товарооборота, в зависимости от концепта заведения. После общего планирования доходов, необходимо составить гипотезу штатного расписания. Расставить персонал по позициям, учесть праздничные и выходные дни, возможные переработки. В этом вам поможет маркетинговая стратегия. Начислить предполагаемую фзп, все премии и бонусы, и вывести итоговый бюджет в процент от планируемого товарооборота.

Для чего нужно планирование фонда оплаты труда, когда и как его лучше проводить?

Планирование фот крайне необходимо для каждого проекта. В нашей практике мы часто встречаем жалобы персонала о не выплате денег. Затем текучка кадров. Каждый управленец обязан рассчитать и спланировать эти расходы. Лучше всего это делать к концу третьей недели текущего месяца, когда уже есть предварительный анализ, и готовится бюджет следующего месяца. Каждое подразделение обязано подать план расходов, и расписание персонала. А управляющий сформировать фот.

Как проводить анализ использования фонда оплаты труда, и для чего это нужно?

Для качественной и продуктивной работы заведения, контролировать выполнение плана мы рекомендуем ежедневно. Но, к сожалению не всегда управленческий персонал готов этим заниматься. Но еженедельные срезы делать крайне необходимо, для того чтобы управлять изменениями и быстро реагировать на динамику.

Как оптимизировать фонда оплаты труда? Что стоит внедрять, а с чем лучше быть осторожнее? Советы, личный опыт.
Чаще всего при спаде товарооборота управленцы принимают решения урезать фзп и сокращать сотрудников. Такие действия мы крайне не рекомендуем. Любая оптимизация фот несет за собой и потерю в продуктивности всего бизнеса. Оптимизировать фот можно при условии прогноза спада товарооборота, которая подтверждена анализами раннего периода.

Какие бывают налоги на ФОТ?
Чаще всего в ресторанном бизнесе оптимизируют на налогообложении. Что так же несет за собой риски. По квэдам предусмотренным для ведения ресторанного бизнеса, есть определенные требования по штатному расписанию. И их необходимо соблюдать.

Как вы рассчитываете суммы заработной платы? | Малый бизнес

Карен Роджерс

Расчет заработной платы ваших сотрудников является относительно простой задачей. Вы определяете валовую заработную плату каждого сотрудника, вычитаете федеральные и государственные отчисления, чтобы получить чистую заработную плату. Вы можете выполнить расчеты вручную или использовать программу расчета заработной платы. Если вы не хотите самостоятельно составлять платежную ведомость, профессиональная служба расчета заработной платы может сделать эту работу за вас. Однако независимо от того, кто готовит платежную ведомость, налоговая служба (IRS) возложит на вас ответственность за любые ошибки.

1. Определите обычные и сверхурочные часы каждого сотрудника. Работники, работающие 40 часов в неделю или меньше, получают обычную почасовую оплату. Все, что превышает 40 часов, оплачивается по полуторной ставке. Например, один из ваших сотрудников работал 40 часов за 10 долларов в час. Рассчитайте ее обычную зарплату, умножив 40 часов на 10 долларов, или 400 долларов.

2. Рассчитайте оплату за сверхурочную работу вашего сотрудника. Его ставка сверхурочных — это обычная ставка плюс дополнительная половина от нее, то есть 10 долларов, разделенных на половину, или 5 долларов. Его ставка сверхурочных составляет 10 долларов плюс 5 долларов, или 15 долларов. Он отработал пять часов сверхурочно. Рассчитайте его оплату сверхурочных, умножив 5 часов (45 часов минус 40 часов) на 15 долларов, или 75 долларов. Добавьте 400 долларов плюс 75 долларов, чтобы получить его валовую зарплату в размере 475 долларов.

3. Используйте Форму W-4 вашего сотрудника, чтобы сообщить вам, сколько иждивенцев они требуют для целей федерального удержания. Вам понадобится Публикация IRS 15, Циркуляр E, Налоговый справочник работодателя, чтобы определить точную сумму удержания. Во-первых, найдите таблицу удержания, которая соответствует статусу регистрации вашего сотрудника и частоте оплаты. Затем найдите валовую заработную плату вашего сотрудника в левой колонке. Теперь просмотрите верхнюю часть страницы и найдите количество иждивенцев, заявленное вашим сотрудником. Двигайтесь вниз по столбцу суммы, пока не дойдете до строки валовой заработной платы сотрудника. Это сумма, которую вы должны удержать из заработной платы вашего сотрудника.

4. Определите, должны ли вы удерживать подоходный налог штата из заработной платы ваших сотрудников. Используйте информацию, доступную на веб-сайте отдела доходов вашего штата, чтобы рассчитать удерживаемую сумму. В большинстве штатов есть собственная версия формы W-4 для определения количества иждивенцев, заявленных работником. После расчета правильной суммы вычтите ее из общей заработной платы вашего сотрудника. Удержанные вами деньги должны быть выплачены налоговому органу вашего штата в соответствии с законодательством штата.

5. Рассчитайте удержание вашего сотрудника по программе Social Security и Medicare в процентах от его брутто-зарплаты. В 2013 году ставка налога на социальное обеспечение составляет 6,2 процента с доходов до 113 700 долларов США. Ставка удержания Medicare составляет 1,45 процента от всех доходов. Например, валовая заработная плата вашего сотрудника составляет 500 долларов. Умножьте 500 долларов на 6,2 процента, чтобы получить сумму удержания социального обеспечения в размере 31 доллар. Умножьте 500 долларов на 1,45 процента, чтобы получить сумму удержания Medicare в размере 7,25 долларов.

6. Определите чистую заработную плату каждого сотрудника, чтобы рассчитать общую сумму заработной платы. Например, если валовая заработная плата работника составляет 500 долларов, вычтите 100 долларов федерального удержания, 50 долларов удержания штата, 31 доллар удержания социального обеспечения и 7,25 доллара удержания Medicare, чтобы получить ее чистую зарплату в размере 311,75 долларов. После расчета чистой заработной платы для каждого сотрудника сложите валовую заработную плату, индивидуальные удержания и чистую заработную плату для каждого сотрудника, чтобы получить общую рассчитанную сумму заработной платы.

Справки

• IRS: Публикация 15, Циркуляр E, Справочник по налогам для работодателя
• Администрация социального обеспечения: Обновление 2013: Налоги социального обеспечения и Medicare

Советы

• Ваши сотрудники обновляют форму W-4 всякий раз, когда их семейное положение .

Предупреждения

• Если суммы вашей заработной платы неверны, налоговый депозит, который вы вносите в IRS, может быть неправильным. Перед внесением депозита проверьте цифры заработной платы, чтобы убедиться, что цифры верны.

Writer Bio

Карен Роджерс из Санкт-Петербурга, штат Флорида, освещает финансовые рынки для нескольких интернет-изданий. Она получила степень бакалавра делового администрирования в Университете Южной Флориды.

Все, что нужно знать работодателям

Прежде чем нанимать сотрудников, важно научиться рассчитывать заработную плату для своего бизнеса. Это сэкономит вам время от необходимости исправлять ошибки и, возможно, тысячи штрафов, и вы даже можете столкнуться с более низкой текучестью кадров, устранив разочарование по поводу зарплаты. Вы можете выполнять расчеты вручную (отработанные часы X ставка заработной платы), использовать онлайн-калькулятор или полагаться на программное обеспечение.

Вы всегда можете начать с расчета заработной платы вручную (или расчета заработной платы в Excel), а затем перейти на доступное программное обеспечение для расчета заработной платы, такое как Gusto. Как только вы закончите процесс настройки Gusto, вы сможете легко ввести рабочие часы в систему, и все расчеты будут сделаны за вас. Если ваша команда получает одинаковую сумму каждый период, вы даже можете настроить автоматическую обработку платежной ведомости на автопилоте. Если вам интересно узнать, как это работает, Gusto предлагает бесплатную 30-дневную пробную версию.

Посетите Gusto

Чтобы рассчитать заработную плату для вашей команды, вам необходимо выполнить пять шагов:

Шаг 1: Определите общее время, отработанное за период

Чтобы начать начисление заработной платы, вам нужно выяснить, сколько времени каждый сотрудник отработал за период. Для почасовых сотрудников это будет общее количество рабочих часов (и минут, если вы хотите платить точную сумму). Для наемного персонала это будет установленное количество часов, согласованное при приеме на работу (например, стандартные 40 часов, независимо от фактического количества отработанных часов). На этом этапе вам также необходимо выбрать график оплаты. Этот график означает, что вы должны знать, платите ли вы работникам еженедельно, раз в две недели, ежемесячно и т. д.

Если вам нужна помощь в выборе графика оплаты, ознакомьтесь с нашей статьей, в которой вы узнаете все, что нужно знать владельцам малого бизнеса.

Общее рабочее время для наемных работников

Вы должны платить своим наемным работникам одинаковую сумму за расчетный период (если только у вас нет оплачиваемой оплачиваемой должности и по закону вы не обязаны оплачивать сверхурочную работу).

• Освобожденные наемные работники

• Не освобожденные наемные работники

При приеме на работу нового сотрудника вы определяете установленную годовую заработную плату и гарантированное количество часов, за которые ему будут платить. Когда освобожденный работник нанимается с годовой окладом, ожидается, что он будет работать не менее 40 часов в неделю. Они могут работать больше, но должны знать, что они не получат за это дополнительную компенсацию. Поскольку их рабочее время, как правило, фиксировано, большинство работодателей не требуют, чтобы их освобожденные сотрудники отслеживали свое время.

Совет: Если вы хотите использовать программное обеспечение для расчета заработной платы, проверьте, есть ли функция автопилота, которая автоматически рассчитывает заработную плату каждый период (без вашего участия). Расчет заработной платы для наемных работников легче всего автоматизировать, потому что их отработанное время и ставка заработной платы остаются прежними.

Исключением из этого правила, однако, являются не освобожденные наемные работники. Хотя это и не так часто, некоторые работодатели будут выплачивать своим неосвобожденным работникам зарплату, то есть гарантированную сумму каждую неделю, а также любую сверхурочную работу, которую они работают.

Неосвобожденная часть должности означает, что эти сотрудники подпадают под действие федерального трудового законодательства. Работодатель ожидает, что сотрудники будут работать установленное минимальное количество часов каждую неделю, но если они превышают это количество часов, им должны платить сверхурочные за них. Это требует отслеживания времени для успешного управления.

Общее рабочее время для почасовых сотрудников

Расчет общего рабочего времени для почасовых сотрудников немного сложнее, чем для наемных работников, но не слишком сложен. По сути, вы добавите все часы и минуты, отработанные сотрудником за период оплаты.

Например, предположим, что почасовой сотрудник отработал разное количество часов в течение недели с понедельника по субботу и не работал по воскресеньям. Давайте посчитаем эти часы и минуты, чтобы получить общее количество часов, отработанных за период.

Общее рабочее время этого сотрудника за неделю:
8,67 + 8,17 +8,75 + 8,75 + 7,08 + 2 = 43,42 часа p. m.), поэтому расчеты проще. Тем не менее, если вам нужно преобразовать минуты в платежную ведомость, есть множество онлайн-ресурсов, которые помогут вам.

Если вы предпочитаете пропустить расчеты вручную и перевод минут в десятичные дроби, воспользуйтесь нашим калькулятором карт учета рабочего времени. Вы можете вводить отработанные часы и перерывы каждый день, и он автоматически рассчитает общее количество отработанных часов.

День	Время в	Тайм-аут	Перерывы	Всего часов	Обычные часы	Сверхурочные часы
Понедельник	: : АМРМ	: : АМРМ	:	0:00	0	0
Вторник	: : АМРМ	: : АМРМ	:	0:00	0	0
Среда	: : АМРМ	: : АМРМ	:	0:00	0	0
Четверг	: : АМРМ	: : АМРМ	:	0:00	0	0
Пятница	: : АМРМ	: : АМРМ	:	0:00	0	0
Суббота	: : АМРМ	: : АМРМ	:	0:00	0	0
Воскресенье	: : АМРМ	: : АМРМ	:	0:00	0	0

Общее количество часов	0:00
Сверхурочная работа Больше	Всего обычных часов	Общее количество сверхурочных часов
8 часов в день	0	0
40 часов в неделю	0	0

Шаг 2: Расчет брутто-зарплаты (до вычетов и налогов)

Как только вы узнаете, сколько часов вы будете платить на одного сотрудника, вы сможете рассчитать брутто-зарплату. Валовая заработная плата — это общая заработная плата работника до вычета налогов и других отчислений, или, проще говоря, их ставка заработной платы, умноженная на отработанное время.

Например, мы рассчитаем заработок Дженни за неделю. Она работает с почасовой оплатой, ей платят 15 долларов в час, и на этой неделе она отработала 35 часов. Ее валовая зарплата составляет 525 долларов.

15 долларов США X 35 часов = 525 долларов США

Узнать, как рассчитать заработную плату до удержания каких-либо вычетов, может быть просто — при условии, что вы понимаете различные типы доходов (такие как сверхурочные, бонусы и чаевые), включенные в валовую заработную плату. Чтобы помочь вам рассчитать это, используйте наш калькулятор брутто-зарплаты.

• Ежечасно

• Освобожденный наемный работник

• Оплачиваемый

Шаг 3: Определите ваши удержания из заработной платы

По закону вы должны вычесть удержания из заработной платы из общей заработной платы сотрудника перед определением его окончательной выплаты. Мы предлагаем составить полный список вычетов, которые есть у каждого работника, и указать, являются ли эти вычеты до уплаты налогов или после уплаты налогов. Следует иметь в виду, что в этой статье мы отделяем налоги от отчислений из заработной платы.

Неналоговые вычеты из заработной платы могут включать многочисленные статьи, такие как:

• Страховые взносы: Медицинское, стоматологическое, офтальмологическое страхование, страхование жизни
• Пенсионные отчисления: 401(k), 403(b), счета IRA
• Выплаты алиментов: Официальный проект чека ваших сотрудников, который обычно инициируется штатом, в котором проживает их ребенок
• Наложение ареста на заработную плату: Наложение ареста на зарплату работника в случае неуплаты долга по решению суда; сторонние должники могут обратиться в суд с иском о привлечении их к ответственности
• Членские взносы: Членские взносы за членство в профсоюзе

Мы перечислили лишь некоторые из них, но есть и другие, которые могут быть уникальными для ваших сотрудников или компании. Например, некоторые компании предоставляют такие льготы, как низкие тарифы на сотовую связь для сотрудников, присоединяющихся к тарифным планам их компании. Это может потребовать, чтобы вы включили расходы на телефонную связь сотрудников в телефонный счет вашей компании; если вы хотите возместить часть денег, вы можете взимать с них небольшую ежемесячную плату (конечно, с их одобрения) и вычитать ее из их зарплаты.

Вам нужно сложить все вычеты из заработной платы, чтобы получить общую сумму. Большинство отчислений, таких как страховка, имеют страховые взносы, которые составляют одинаковую сумму каждый месяц, хотя вы можете столкнуться с некоторыми, которые основаны на заработной плате работника за период (пенсионные взносы).

Например, в случаях, основанных на оплате, просто умножьте процент, который сотрудник хочет удержать (скажем, 4%), на общую сумму заработной платы (скажем, 850 долларов США), чтобы найти общую сумму, которую вы должны удержать.

850 долл. США x 4% (0,04) = 34 долл. США

Шаг 4: Найдите сумму налогов на заработную плату

Вам нужно будет найти общую сумму налогов, которую должны уплатить ваши сотрудники. Это может быть сложно без использования калькулятора заработной платы. Ваши сотрудники должны были заполнить форму W-4 при приеме на работу; вы можете использовать это, чтобы определить процент их дохода, который вам нужно удержать в качестве федеральных, государственных и местных налогов. IRS также является хорошим ресурсом.

Вот список налогов на заработную плату, которые вам, возможно, придется отслеживать, удерживать и отправлять в соответствующие агентства:

• Федеральный подоходный налог: Большинство сотрудников облагаются этим налогом, если только они не являются несовершеннолетними или освобождены от налога, потому что зарабатывают слишком мало.
• Подоходный налог штата: В таких штатах, как Флорида и Техас, нет налога штата, но в большинстве других штатов он есть. Некоторые из них имеют фиксированный процент, а другие взимают налог в зависимости от уровня дохода сотрудников (если они зарабатывают больше, вы удерживаете более высокий процент).
• Местные подоходные налоги: Местные налоги не так распространены, как государственные налоги. В таких штатах, как Нью-Йорк и Калифорния, есть несколько разных, поэтому не забудьте удержать деньги за все, что применимо.
• Social Security: Это налог в размере 6,2%, который идет в государственный пенсионный фонд каждого работника. Как только сотрудник зарабатывает 147 000 долларов в год, он больше не применяется. Вы также несете ответственность за уплату 6,2% (в дополнение к тому, что платит работник).
• Medicare: Это налог в размере 1,45%, который идет в государственный медицинский фонд для пожилых людей. На этом нет предела дохода, и вы также должны заплатить соответствующую сумму из средств вашего бизнеса.

Федеральные, государственные и местные ставки подоходного налога

Решение о том, сколько вы должны удерживать в виде налогов, вероятно, является одной из самых запутанных частей обработки платежной ведомости. Ставки подоходного налога могут варьироваться в зависимости от информации формы W-4 вашего работника, такой как семейное положение и количество пособий, на которые они претендуют. Используйте калькулятор удержания IRS, чтобы определить, сколько удерживать федеральный подоходный налог.

По мере роста вашего бизнеса расчет налогов вручную может стать сложной задачей. Если вы не готовы к универсальному программному обеспечению для расчета заработной платы, такому как Gusto, вы можете рассмотреть возможность бесплатного программного обеспечения для расчета заработной платы в качестве варианта.

Что касается ставок подоходного налога штата, вы должны рассчитывать на удержание около 10% или меньше; однако, если вы находитесь в таком штате, как Калифорния или Гавайи, где традиционно самые высокие ставки подоходного налога, ваши сотрудники могут нести ответственность за уплату от 11% до 13% своего дохода. Также может применяться ряд городских и окружных налогов; например, если вы работаете в Нью-Йорке или ваши сотрудники живут в Йонкерсе.

Если вы хотите более подробно ознакомиться с конкретными налоговыми ставками в вашем штате, ознакомьтесь с нашими подробными справочниками по штатам в нашем Справочнике по заработной плате штата.

Вычтите необлагаемый налогом доход перед расчетом суммы налога

Необлагаемый налогом доход важно учитывать при расчете налогов, подлежащих удержанию, потому что вам нужно будет исключить его из ваших расчетов. Это может включать связанные с работой суммы, которые сотрудник заплатил из собственных денег, которые вам теперь нужно возместить. Обязательно вычтите эти суммы перед расчетом любых налогов, чтобы не удержать слишком много.

Например, общая заработная плата Ферна за неделю составляет 3500 долларов. Из них 350 долларов — это возмещение, которое она получает за проживание в отеле, которое она заплатила от имени компании. Ее государственная налоговая ставка составляет 9%. Она должна 283,50 долларов в виде государственных налогов.

3500 долл. США брутто-зарплата – 350 долл. США возмещения расходов на проживание в отеле = 3150 долл. США налогооблагаемого дохода
3150 долл. США налогооблагаемого дохода X 0,09 = 283,50 долл. США и передать) для сотрудников вы также несете ответственность за налоги на заработную плату. Это не самая захватывающая часть работы работодателя, но она необходима, чтобы не платить дополнительные деньги в виде штрафов и сборов.

Вот список налогов и других расходов, связанных с заработной платой, которые вы несете ответственность за уплату с банковского счета вашей компании:

• Налоги FICA: Это налоги на социальное обеспечение и Medicare, которые платят сотрудники. Вы будете платить 6,2% от их дохода на социальное обеспечение и 1,45% на Medicare.
• Компенсация работникам: В большинстве штатов работодатели обязаны приобретать страховку компенсаций для защиты сотрудников в случае получения ими производственной травмы. Ставки варьируются в зависимости от таких факторов, как предыдущие претензии, продолжительность работы в бизнесе, отрасли и так далее.
• Налоги (или страхование) по безработице: Вы можете нести ответственность как по государственному, так и по федеральному страхованию по безработице. Это идет на государственные фонды, из которых распределяются деньги, когда сотрудники не работают. Федеральная ставка налога на безработицу составляет 6%, но ставки штата различаются.
• Страховые взносы в соответствии с Законом об отпуске по семейным обстоятельствам: В некоторых штатах (например, в Калифорнии и Нью-Йорке) от вас требуется платить деньги на страхование отпуска по семейным обстоятельствам. Это финансирует счета, которые оплачивают сотрудников, когда они берут отпуск в связи с крупными событиями (рождение ребенка). Премии могут составлять менее 1 доллара в месяц на одного работника.
• Страхование по нетрудоспособности: Некоторые штаты также требуют, чтобы вы платили в их фонд по нетрудоспособности. Правила и ставки различаются в зависимости от штата, но обычно зависят от таких факторов, как общая сумма заработной платы.

Шаг 5: Вычтите отчисления и налоги из валовой заработной платы

Чтобы получить окончательную сумму заработной платы работника, вы должны начать с валовой суммы, рассчитанной на втором этапе. Вам также понадобятся общие неналоговые вычеты и налоги, рассчитанные на шагах три и четыре. На этом этапе вы просто вычтете все удерживаемые суммы из валовой заработной платы.

Например, давайте посмотрим на общую зарплату Джилл. Это 2600 долларов за двухнедельный период. Общие неналоговые вычеты равны 343 долларам, а общие налоговые вычеты равны 440 долларам. Сумма ее чистой зарплаты составит 1817 долларов, поэтому вы должны обработать чек или прямой депозит на эту сумму.

Общая заработная плата – (Неналоговые вычеты + Налоговые вычеты) = Чистая заработная плата сотрудников, штрафы IRS за неточные и / или несвоевременные налоговые платежи, а также всю внутреннюю работу, связанную с исправлением ошибок в платежной ведомости.

Даже имея все необходимые инструменты, все время от времени совершают ошибки. Если вы обнаружите, что недоплачиваете сотруднику, вы можете использовать ретроактивный калькулятор оплаты, чтобы быстро вычислить сумму, которую вам нужно заплатить сотруднику, чтобы разрешить ситуацию.

• Ежечасно

• наемный

• Единая ставка

Имейте в виду, однако, вам также необходимо определить налоговые последствия для соблюдения требований. Использование программного обеспечения для расчета заработной платы упрощает работу, поскольку все расчеты (зарплата и налоги) выполняются за вас.

Bottom Line

Расчет заработной платы становится более сложным, когда вы нанимаете дополнительных сотрудников.