Жалоба - это что такое? Ответ на жалобу. Ответ на жалобу


2.8. Ответ на жалобу. Я Вам пишу... Деловые и личные письма по-английски и по-русски

2.8. Ответ на жалобу

Ответ на жалобу клиента/партнера по бизнесу также относится к «трудным» письмам, поскольку в нем надо будет дать исчерпывающее объяснение причин, вызвавших недовольство клиента/партнера, стараясь сохранить при этом лицо своей компании.

План письма

1. Дайте ссылку на письмо– жалобу.

We thank you for your letter of May 22, 2004, in which you informed us that package number 5 of the above consignment contained the wrong goods.

Спасибо за Ваше письмо от 22 мая 2004 г., в котором Вы сообщаете нам, что в коробке 5 вышеупомянутого груза находятся не относящиеся к делу товары.

Thank you for your letter of May 22, 2004, in which you pointed out that three mistakes totally 1560 had been made on your statement.

Спасибо за Ваше письмо от 22 мая 2004 г., в котором Вы указываете, что в Вашем счете было сделано 3 ошибки на общую сумму 1560.

We would like to thank you for informing us of our accounting error in your letter on May 22, 2004.

Мы бы хотели поблагодарить Вас за сообщение о нашей бухгалтерской ошибке в в Вашем письме от 22 мая 2004 г.

We are always interested in receiving comments from our customers because this helps us to improve the service.

Мы всегда заинтересованы в получении отзывов от наших клиентов, поскольку это помогает нам улучшить наш сервис.

Your detailed description of the damage was very helpful to us.

Ваше детальное описание повреждений было очень полезным для нас.

2. Выразите сожаление по поводу предмета жалобы.

We are very sorry to know (to hear) that...

К сожалению, выяснилось, что...

We are very sorry to hear that 3 pianos of the wrong colour were sent.

Мы были очень огорчены услышать, что Вам были отгружены 3 пианино неправильного цвета.

We were very sorry to know that you were dissapointed with the consigment of designer denim jeans.

Мы, к сожалению, узнали, что Вы быди разочарованы качеством поставленных нами дизайнерских деним джинсов.

3. Объясните, что вызвало проблему.

We have investigated the matter and found that the mistake was due to...

Мы изучили этот вопрос и нашли, что ошибка была вызвана...

This was largely due to circumstances beyond our control.

Это, в основном, произошло по не зависящим от нас причинам.

I would, nevertheless, like to point out that...

Тем не менее, я бы подчеркнул (указал), что...

We have looked into this matter and found some confusion in the numbering of two different orders which were collected by our forwarding agent in Moscow.

Мы разобрались с этим вопросом, и оказалось, что произошла путаница в нумерации двух различных заказов, которые были собраны нашим экспедитором в Москве.

I can only assume that the forwarding agent made a mistake, and the contents of this case were intended for other customers.

Я могу только предположить, что экспедитор сделал ошибку (ошибся), и содержимое этого ящика (этой упаковки) предназначалось для другого заказчика.

4. Перечислите ваши действия, которые были предприняты Вами, чтобы разрешить возникшую проблему немедленно.

The goods you complained about has been withdrawn.

Товары, на которые Вы жаловались, были изъяты.

I am pleased to inform you that your order now is ready for despatch.

Я рад сообщать Вам, что Ваш заказ уже подготовлен к отгрузке.

We have already shipped replacements for the...

Мы уже отгрузили замену (товарам)...

5. Сообщите, что предпринято, чтобы не повторить подобную ошибку в будущем.

We have reviewed our ….. and can assure you that similar mistakes will not happen again.

Мы проверили нашу (службу доставки, экспедицию и т.п.) ….. и можем заверить Вас, что подобные ошибки не повторятся в будущем.

You may be sure that such a mistake will not be made again.

Будьте уверены, что подобная ошибка не повторятся.

The new ……. procedures will ensure that this problem will not happen again.

Новый порядок (расчетов, доставки, контроля качества и пр.) гарантирует, что эта проблема не повторится.

We will pay our special attention to proper packing in accordance with your special requirements.

Мы будем обращать наше особое внимание на соответствующую упаковку товаров в полном соответствии с Вашими требованиями.

6. Принесите еще раз свои извинения за принесенные неудобства. Если это уместно, предложите компенсацию за причиненный моральный и материальный ущерб.

We apologize for any confusion caused by the curcumstances beyong our control.

Мы приносим свои извинения за путаницу, вызванную не зависящими от нас обстоятельствами.

Please accept our apologies for the inconvenience.

Пожалуйста, примите наши извинения за причиненные неудобства.

We were very sorry about the inconvenience you have experienced.

Мы очень сожалеем по поводу причиненных Вам неудобств.

I apologize for the errors which were due to a fault in our computer, which has now been fixed.

Я приношу свои извинения за ошибку, вызванную дефектом нашего компьютера, который мы уже отремонтировали.

However, we sympathize with the inconvenience you have been caused and would like to offer you some sort of compensation.

Однако мы с сочувствием относимся к причиненным Вам неудобствам и хотели бы предложить Вам некоторую компенсацию.

Finally, we would like to apologize for the inconvenience you were caused and to thank you for your patience in this matter.

Наконец, мы хотели бы извиниться за причиненные неудобства и поблагодарить Вас за Ваше терпение в этом случае.

We would, therefore, like to offer you a 5% discount on your next purchase.

Мы, таким образом, хотели бы предложить Вам 5% скидку при Вашем следующем заказе.

7. Закончите письмо в оптимистическом тоне.

We look forward to hearing of the safe arrival of the replacements and to doing further business with you.

Мы надеемся, товары взамен (дефектных, поврежденных, недопоставленных и пр.) прибудут благополучно, и мы будем работать с Вами в будущем.

Once again, I regret for any inconvenience you may have suffered and look forward to doing further business with you.

Еще раз я выражаю мое сожаление за причиненные неудобства и надеюсь на совместную работу в будущем.

8. Ваши имя, подпись, должность.

Пример 1. Ответ на жалобу по поводу неправильной доставки.

Dear Mr Corelli,

Your order No 123-ZXC

We thank you for your letter of May 20, 2004, in which you informed us that case number 5 of the above consignment contained the wrong goods.

We have looked into this matter and found some confusion in the numbering of two different orders which were collected by our forwarding agent for shipment to the USA.

We have reviewed our coding system and can assure you that similar mistakes will not happen again.

We have already shipped replacement for the contents of case number 5 and instructed our representative in the USA to collect the wrong-delivered goods as soon as possible.

Finally, we would like to apologize for the inconvenience you were caused and to thank you for your patience in this matter.

We look forward to hearing of the safe arrival of the replacement and to doing further business with you.

Sincerely yours,

Подпись

Vasilisa Premudraya

Sales Department

В ряде случаев не всякая жалоба может считаться обоснованной. Встречаются не только недобросовестные компании, не выполняющие свои договорные обязательства, но также и недобросовестные покупатели, потребители, заказчики. Ниже следует упражнение, в котором приведен ответ на необоснованную жалобу.

Упражнение

Текст письма разбит произвольным образом. Пользуясь приведенным выше планом составления таких писем, составьте буквенную формулу реального письма.

Ответ на необоснованную жалобу.

Dear Mr Klinton

a. After having compared your sample pieces with the reference samples I find the quality absolutely identical.

g. I am surprised to learn that you have had cause to complain about the quality of designer denim jeans which we delivered.

e. I very much regret being compelled to write to you in this way.

f. Due to your earlier complaints I have made it my business to inspect each item personally before it is packed and shipped. The items matched your samples exactly, both in size, color and craftsmanship.

h. Your complaint of July 31, 2000

b. I must state, however, that there have been quite a few complaints on your part recently, and I cannot help feeling that your sole aim is to obtain an allowance.

d. As to your latest complain I have to inform you that we are not willing to accept it.

c. Please note that from now on we are not willing to accept any deductions from the price invoiced to you.

Sincerely yours,

Правильный ответ: h,g,f,a,b,d,c.

Ниже приведен восстановленный текст письма.

Пример 2. Ответ на необоснованную жалобу.

Dear Mr Klinton

Your complaint of July 31, 2004

I am surprised to learn that you have had cause to complain about the quality of designer denim jeans which we delivered.

Due to your earlier complaints I have made it my business to inspect each item personally before it is packed and shipped. The items matched your samples exactly, both in size, color and craftsmanship.

After having compared your sample pieces with the reference samples I find the quality absolutely identical.

I must state, however, that there have been quite a few complaints on your part recently, and I cannot help feeling that your sole aim is to obtain an allowance.

Please note that from now on we are not willing to accept any deductions from the price invoiced to you.

As to your latest complain I have to inform you that we are not willing to accept it.

I very much regret being compelled to write to you in this way.

Sincerely yours,

Arina Rodionova

Manager

Sales Dep. Galuzzi Ltd.

Пример 3. Ответ на жалобу о задержке в доставке товаров.

Dear Mr. Smith

Your Order XXX from DDMMYY

We are very sorry that you complained of delay in delivery of the goods dispatched against the order mentioned above.

We received your order on May 22 and passed it immediately to our despatch department. Our stock record showed the quantity to be available.

Our despatch department confirmed that the goods were sent on May 25.

We have instructed our agent Mr. Petrov to investigate this matter and will write to you as soon as we receive his report.

We are very sorry for the delay and hope that you have not been caused any serious inconvenience.

Sincerely yours,

Подпись

Vasilisa Premudraya

Sales Department

Поделитесь на страничке

Следующая глава >

info.wikireading.ru

это что такое? Ответ на жалобу :: BusinessMan.ru

В законодательстве РФ нет установленного образца жалобы. Но если исходить из существующего порядка, то она пишется примерно так же, как заявление или обращение: "шапка" с адресом и реквизитами органа, куда она направляется; основная (информационная) часть с изложением сути дела и указанием пострадавших и виновных лиц; дата и подпись. Ее направляют в те ведомства, которые могут урегулировать ситуацию, или начальству. Она должна быть написана литературным языком делового стиля без использования брани, ненормативной лексики и оскорблений в адрес кого бы то ни было.

Виды

Информационная жалоба – это обращение, в котором должна быть четко изложена суть дела, - это поможет вам избежать оставления ее без рассмотрения и даже лишения права на обжалование, если вы подали ее в досудебном порядке. Поэтому нужно обратить внимание на правильность составления: грамматику, орфографию, знаки препинания и т. д. Это называется частная жалоба.

Коллективная претензия подается от нескольких лиц по одному и тому же вопросу. Например, ее могут составить соседи, группа работников и иные коллективы, столкнувшиеся с одинаковыми обстоятельствами.

Важно помнить!

Подавая жалобу, необходимо оставить себе второй образец. Если есть возможность взять отметку о том, что она принята на рассмотрение, лучше это сделать. В том случае, если вы послали свое обращение по почте, сохраните чек, который впоследствии будет доказательством того, что вы отправляли письмо. Лучше всего, если у вас при этом будет опись вложения. Увы, нередки случаи невнимания со стороны государственных органов или должностных лиц к подобным вопросам. Чтобы у вас сохранилась возможность предъявлять требования или обжаловать ответ на жалобу (отсутствие реакции) со стороны государственных ведомств, вам необходимо будет доказать, что с вашей стороны уже поступало обращение, и его содержание соответствовало тому, что вы утверждаете.

Отсутствие реакции

Если вы столкнулись с отсутствием реакции, необходимо настаивать на соблюдении ваших прав. Законодательство предписывает должностным лицам и государственным органам отвечать на все обращения, заявления или жалобы со стороны граждан в течение тридцатидневного периода. Если же они получили претензию, то обязаны ответить на нее в десятидневный срок. Поэтому игнорирование дает вам право и все основания подать ее повторно, но уже в вышестоящие органы.

С точки зрения юридической практики жалоба по гражданскому делу может подаваться до искового заявления либо административного иска, одновременно с ними или во время рассмотрения дела. Также этот вид обращения может быть подан и без судебного процесса, т. е. в порядке досудебного урегулирования. Жалобу часто используют в качестве инструмента подготовки искового заявления, так как за ее подачей в прокуратуру и иные государственные органы обязательно последует ответ с разъяснением законодательства.

Жалоба – это способ донести о какой-либо несправедливости в отношении определенного лица или группы лиц.

Нередки обращения со стороны граждан на почту, на образовательное учреждение, на страховую организацию и т. д. Зачастую они приносят положительный эффект, разрешают индивидуальные споры, проблемные ситуации рабочего характера, потребительские конфликты и даже влияют на практику применения законов или осуществления профессиональной деятельности.

Жалоба по административному делу

Жалобу на административное постановление можно подать судье или должностному лицу, который вынес постановление. Оплачивать госпошлину при этом не нужно.

Срок рассмотрения такого обращения составляет десять дней с момента его получения.

Также жалобу на административное постановление можно подать в течение десяти дней с того момента, как была получена копия постановления.

Но установленный срок обжалования может быть пропущен. Что делать в этом случае? Если имеются уважительные причины, то подается ходатайство вышестоящему должностному лицу или в вышестоящий суд с тем, чтобы восстановить пропущенный срок.

У данного ходатайства свободная форма, при этом нужно указать следующие пункты:

  • Наименование и реквизиты государственного органа, куда подается ходатайство.
  • Личные данные заявителя.
  • Реквизиты по административному делу, по которому подается ходатайство.
  • Причины, по которым пропущен срок.
  • Просьба о восстановлении срока.
  • Прилагаемые документы (к примеру, справка из медучреждения или копия командировочного удостоверения).
  • Подпись и дата.

Ответ на жалобу

Если вы - руководитель какой-либо организации или должностное лицо, то периодически вам приходится отвечать на поступившие обращения. Юристы советуют придерживаться определенных правил, чтобы максимально эффективно разрешить сложившуюся ситуацию.

Итак, прежде всего для ответа нужно заполнить реквизиты. Он, как правило, пишется на готовых бланках той или иной организации, поэтому необходимо заполнить данные только о заявителе - указать его ФИО и адрес.

Далее необходимо написать название документа: "Ответ по жалобе такого-то лица (ФИО написавшего поступившее к вам обращение) на действия такого-то (ФИО того, кто является виновником)".

В чем суть?

Для того чтобы правильно ответить на заявление-жалобу, нужно тщательно изучить документ, проверить изложенные доводы и установить достоверность доказательств, представленных в ней. Закон предусматривает тридцатидневный срок для ответа, и в этот период необходимо провести все проверочные мероприятия, запросить необходимые бумаги и т. д. В основной части опишите подробно полученные в результате разбирательства данные и сделанные на их основе выводы. В вашем ответе должна содержаться прочная доказательственная база, что не даст поводов обратившемуся обжаловать его в суде.

Ответ на нее оформляется в письменном виде, заверяется подписью руководителя организации или должностным лицом, составившим его, и скрепляется печатью. Далее он направляется по почте заказным письмом заявителю или вручается лично под расписку. Если подавший претензию не согласен с ответом, он имеет право на обжалование в суде.

Если обращение было анонимным, то ответ на него не составляется, так как нет его адресата. Но все же следует обратить внимание на суть жалобы. Если она свидетельствует о явном преступлении, то бумага должна быть передана правоохранительным органам. Организация, в адрес которой поступила анонимная жалоба, в этом случае будет выступать в качестве заявителя.

Ответ на потребительскую жалобу

Частная жалоба может быть потребительской. Их можно отнести к особому виду подобных обращений, так как ответ для них решает очень многое в сохранении "корпоративного лица" компании. Однако есть множество действенных рекомендаций, которых стоит придерживаться, отвечая людям, направившим жалобу в адрес вашей организации, и тогда вы не только добьетесь решения конфликта, но и улучшите свои отношения с потребителем.

Сигнал

Но прежде всего следует помнить, что жалоба - это важный сигнал тревоги, который свидетельствует об одной или нескольких описанных ниже ситуациях:

- ваш клиент не удовлетворен результатом устных переговоров, так как, скорее всего, уже пробовал с помощью них уладить проблему;

- он инициирует переписку с вашей организацией, чтобы получить нужные ему документальные свидетельства потребительского конфликта для передачи жалобы в суд;

- он не нашел сотрудника, которому можно было бы озвучить свои претензии.

Итак, правила рассмотрения потребительской жалобы. Во-первых, действуйте оперативно, не затягивайте. Если быстро ответить на обращение невозможно, то в двухдневный срок пошлите написавшему вам уведомление о получении его жалобы.

Формула

Используйте формулу "жалоба = подарок". Быстрота ответа, доброжелательность его содержания и добавление подарка благотворно влияют на лояльность клиентов. В истории бизнеса нередки случаи, когда из "жалобщиков" люди становились самыми преданными поклонниками бренда или кампании, правильно отреагировавшей на недовольство потребителя. При работе с письмами, содержащими жалобы, лучше придерживаться нижеизложенных рекомендаций:

1. Поблагодарите клиента за его обращение, ведь оно помогло вам выявить проблемные точки в организации бизнес-процесса. Выразите искренние извинения.

2. Сообщите ему о том, что вы сделали для решения проблемы.

3. Признайте точку зрения клиента, проявите свою солидарность с ним.

4. Обязательно представьтесь, т. е. персонализируйте ваш ответ.

5. Пишите простым и конкретным языком.

6. Превзойдите ожидания потребителя - в сроках вашей реакции, принимаемых мерах, а также сказав ему о подарке, который он получит в качестве извинения за произошедшую ситуацию, доставившую ему негативные переживания.

7. Обязательно попросите потребителя прислать вам обратную связь и рассказать, насколько он удовлетворен реакцией на свою жалобу.

Вывод

Придерживаясь этих простых, основанных на психологии позитивного общения правил, вы не только решите проблемную ситуацию, но и покажете себя как действительно ориентированная на своих клиентов компания, которая придает значение и важность каждому из них.

Теперь мы знаем, что это – жалоба.

businessman.ru

Жалоба - это что такое? Ответ на жалобу

В законодательстве РФ нет установленного образца жалобы. Но если исходить из существующего порядка, то она пишется примерно так же, как заявление или обращение: «шапка» с адресом и реквизитами органа, куда она направляется; основная (информационная) часть с изложением сути дела и указанием пострадавших и виновных лиц; дата и подпись. Ее направляют в те ведомства, которые могут урегулировать ситуацию, или начальству. Она должна быть написана литературным языком делового стиля без использования брани, ненормативной лексики и оскорблений в адрес кого бы то ни было.

Виды

Информационная жалоба – это обращение, в котором должна быть четко изложена суть дела, — это поможет вам избежать оставления ее без рассмотрения и даже лишения права на обжалование, если вы подали ее в досудебном порядке. Поэтому нужно обратить внимание на правильность составления: грамматику, орфографию, знаки препинания и т. д. Это называется частная жалоба.

Коллективная претензия подается от нескольких лиц по одному и тому же вопросу. Например, ее могут составить соседи, группа работников и иные коллективы, столкнувшиеся с одинаковыми обстоятельствами.

Важно помнить!

Подавая жалобу, необходимо оставить себе второй образец. Если есть возможность взять отметку о том, что она принята на рассмотрение, лучше это сделать. В том случае, если вы послали свое обращение по почте, сохраните чек, который впоследствии будет доказательством того, что вы отправляли письмо. Лучше всего, если у вас при этом будет опись вложения. Увы, нередки случаи невнимания со стороны государственных органов или должностных лиц к подобным вопросам. Чтобы у вас сохранилась возможность предъявлять требования или обжаловать ответ на жалобу (отсутствие реакции) со стороны государственных ведомств, вам необходимо будет доказать, что с вашей стороны уже поступало обращение, и его содержание соответствовало тому, что вы утверждаете.

Отсутствие реакции

Если вы столкнулись с отсутствием реакции, необходимо настаивать на соблюдении ваших прав. Законодательство предписывает должностным лицам и государственным органам отвечать на все обращения, заявления или жалобы со стороны граждан в течение тридцатидневного периода. Если же они получили претензию, то обязаны ответить на нее в десятидневный срок. Поэтому игнорирование дает вам право и все основания подать ее повторно, но уже в вышестоящие органы.

С точки зрения юридической практики жалоба по гражданскому делу может подаваться до искового заявления либо административного иска, одновременно с ними или во время рассмотрения дела. Также этот вид обращения может быть подан и без судебного процесса, т. е. в порядке досудебного урегулирования. Жалобу часто используют в качестве инструмента подготовки искового заявления, так как за ее подачей в прокуратуру и иные государственные органы обязательно последует ответ с разъяснением законодательства.

Жалоба – это способ донести о какой-либо несправедливости в отношении определенного лица или группы лиц.

Нередки обращения со стороны граждан на почту, на образовательное учреждение, на страховую организацию и т. д. Зачастую они приносят положительный эффект, разрешают индивидуальные споры, проблемные ситуации рабочего характера, потребительские конфликты и даже влияют на практику применения законов или осуществления профессиональной деятельности.

Жалоба по административному делу

Жалобу на административное постановление можно подать судье или должностному лицу, который вынес постановление. Оплачивать госпошлину при этом не нужно.

Срок рассмотрения такого обращения составляет десять дней с момента его получения.

Также жалобу на административное постановление можно подать в течение десяти дней с того момента, как была получена копия постановления.

Но установленный срок обжалования может быть пропущен. Что делать в этом случае? Если имеются уважительные причины, то подается ходатайство вышестоящему должностному лицу или в вышестоящий суд с тем, чтобы восстановить пропущенный срок.

У данного ходатайства свободная форма, при этом нужно указать следующие пункты:

  • Наименование и реквизиты государственного органа, куда подается ходатайство.
  • Личные данные заявителя.
  • Реквизиты по административному делу, по которому подается ходатайство.
  • Причины, по которым пропущен срок.
  • Просьба о восстановлении срока.
  • Прилагаемые документы (к примеру, справка из медучреждения или копия командировочного удостоверения).
  • Подпись и дата.

Ответ на жалобу

Если вы — руководитель какой-либо организации или должностное лицо, то периодически вам приходится отвечать на поступившие обращения. Юристы советуют придерживаться определенных правил, чтобы максимально эффективно разрешить сложившуюся ситуацию.

Итак, прежде всего для ответа нужно заполнить реквизиты. Он, как правило, пишется на готовых бланках той или иной организации, поэтому необходимо заполнить данные только о заявителе — указать его ФИО и адрес.

Далее необходимо написать название документа: «Ответ по жалобе такого-то лица (ФИО написавшего поступившее к вам обращение) на действия такого-то (ФИО того, кто является виновником)».

В чем суть?

Для того чтобы правильно ответить на заявление-жалобу, нужно тщательно изучить документ, проверить изложенные доводы и установить достоверность доказательств, представленных в ней. Закон предусматривает тридцатидневный срок для ответа, и в этот период необходимо провести все проверочные мероприятия, запросить необходимые бумаги и т. д. В основной части опишите подробно полученные в результате разбирательства данные и сделанные на их основе выводы. В вашем ответе должна содержаться прочная доказательственная база, что не даст поводов обратившемуся обжаловать его в суде.

Ответ на нее оформляется в письменном виде, заверяется подписью руководителя организации или должностным лицом, составившим его, и скрепляется печатью. Далее он направляется по почте заказным письмом заявителю или вручается лично под расписку. Если подавший претензию не согласен с ответом, он имеет право на обжалование в суде.

Если обращение было анонимным, то ответ на него не составляется, так как нет его адресата. Но все же следует обратить внимание на суть жалобы. Если она свидетельствует о явном преступлении, то бумага должна быть передана правоохранительным органам. Организация, в адрес которой поступила анонимная жалоба, в этом случае будет выступать в качестве заявителя.

Ответ на потребительскую жалобу

Частная жалоба может быть потребительской. Их можно отнести к особому виду подобных обращений, так как ответ для них решает очень многое в сохранении «корпоративного лица» компании. Однако есть множество действенных рекомендаций, которых стоит придерживаться, отвечая людям, направившим жалобу в адрес вашей организации, и тогда вы не только добьетесь решения конфликта, но и улучшите свои отношения с потребителем.

Сигнал

Но прежде всего следует помнить, что жалоба — это важный сигнал тревоги, который свидетельствует об одной или нескольких описанных ниже ситуациях:

— ваш клиент не удовлетворен результатом устных переговоров, так как, скорее всего, уже пробовал с помощью них уладить проблему;

— он инициирует переписку с вашей организацией, чтобы получить нужные ему документальные свидетельства потребительского конфликта для передачи жалобы в суд;

— он не нашел сотрудника, которому можно было бы озвучить свои претензии.

Итак, правила рассмотрения потребительской жалобы. Во-первых, действуйте оперативно, не затягивайте. Если быстро ответить на обращение невозможно, то в двухдневный срок пошлите написавшему вам уведомление о получении его жалобы.

Формула

Используйте формулу «жалоба = подарок». Быстрота ответа, доброжелательность его содержания и добавление подарка благотворно влияют на лояльность клиентов. В истории бизнеса нередки случаи, когда из «жалобщиков» люди становились самыми преданными поклонниками бренда или кампании, правильно отреагировавшей на недовольство потребителя. При работе с письмами, содержащими жалобы, лучше придерживаться нижеизложенных рекомендаций:

1. Поблагодарите клиента за его обращение, ведь оно помогло вам выявить проблемные точки в организации бизнес-процесса. Выразите искренние извинения.

2. Сообщите ему о том, что вы сделали для решения проблемы.

3. Признайте точку зрения клиента, проявите свою солидарность с ним.

4. Обязательно представьтесь, т. е. персонализируйте ваш ответ.

5. Пишите простым и конкретным языком.

6. Превзойдите ожидания потребителя — в сроках вашей реакции, принимаемых мерах, а также сказав ему о подарке, который он получит в качестве извинения за произошедшую ситуацию, доставившую ему негативные переживания.

7. Обязательно попросите потребителя прислать вам обратную связь и рассказать, насколько он удовлетворен реакцией на свою жалобу.

Вывод

Придерживаясь этих простых, основанных на психологии позитивного общения правил, вы не только решите проблемную ситуацию, но и покажете себя как действительно ориентированная на своих клиентов компания, которая придает значение и важность каждому из них.

Теперь мы знаем, что это – жалоба.

Источник

Статьи такими же метками:

ideiforbiz.ru